Werkinstructies maken: stapsgewijze handleiding, voorbeelden en sjabloon

Duidelijke werkinstructies helpen medewerkers om een taak correct uit te voeren zonder dat ze een collega of leidinggevende hoeven te vragen wat ze vervolgens moeten doen. Ze zijn nuttig voor het onboarden van nieuwe medewerkers, het standaardiseren van terugkerende processen, het uitleggen van softwaretaken, het ondersteunen van veiligheidsprocedures en het vastleggen van kennis die anders in het hoofd van één persoon zou blijven zitten.

Ze kunnen ook het delen van kennis binnen een bedrijf ondersteunen en praktijklessen consistenter maken. In plaats van dat medewerkers steeds weer op een ervaren collega moeten vertrouwen om dezelfde taak uitgelegd te krijgen, beschikken ze over een duidelijk naslagwerk waar ze indien nodig op terug kunnen vallen.

Maar een bruikbare werkinstructie is meer dan een lang document waarin een proces wordt uitgelegd. Daarin moet de medewerker precies te weten komen wat hij moet doen, in de juiste volgorde, en met voldoende details om de taak zelfstandig uit te voeren.

In deze handleiding leert u stap voor stap hoe u een werkinstructie opstelt, welke informatie u daarin moet opnemen, hoe u instructies begrijpelijker kunt maken en wanneer het zinvol is om van een eenvoudig document een visueel of interactief leermiddel te maken. Daarnaast vindt u hier een voorbeeld van een werkinstructie en een herbruikbare werkinstructie template.

Wat is een werkinstructie?

Een werkinstructie is een stapsgewijze uitleg over hoe een bepaalde taak moet worden uitgevoerd.

Een werkinstructie kan bijvoorbeeld uitleggen hoe u:

• Een machine aan- of uitzet
• Een retourzending van een klant kunt afhandelen
• Een nieuw account kunt aanmaken in een intern systeem
• Een wekelijks rapport kunt opstellen
• Een kwaliteitscontrole kunt uitvoeren
• Een bestelling klaar kunt maken voor verzending
• Een specifieke softwarefunctie kunt gebruiken
• Een technisch probleem kunt melden

Een goede werkinstructie is gericht op de uitvoering. De medewerker moet de instructie kunnen openen, de taak kunnen vinden, de stappen kunnen volgen en het verwachte resultaat kunnen bereiken.

In dit artikel verstaan we onder werkinstructie een document of digitaal hulpmiddel waarin één specifieke taak wordt uitgelegd. Een bredere procedure, SOP, opleidingsprogramma of handleiding kan meerdere werkinstructies bevatten en aanvullende context, beleidsregels, verantwoordelijkheden of opleidingsinformatie bevatten.

Wanneer een organisatie veel instructies heeft, kan het opslaan ervan in een interne kennisbank het voor medewerkers ook gemakkelijker maken om ze te vinden en te gebruiken.

Waarom zijn duidelijke werkinstructies belangrijk?

Wanneer instructies onduidelijk, onvolledig of moeilijk te vinden zijn, moeten medewerkers de leemtes vaak zelf opvullen. Nieuwe medewerkers hebben mogelijk meer hulp nodig van ervaren collega’s. Verschillende teamleden kunnen dezelfde taak op verschillende manieren uitvoeren. Kleine fouten kunnen ook herhaald worden omdat de juiste werkwijze niet duidelijk is vastgelegd.

Goed gestructureerde werkinstructies kunnen organisaties helpen om:

• Te zorgen voor een consistente werkwijze
• Vermijdbare fouten te verminderen
• De inwerkperiode te versnellen
• De overdracht van kennis te vergemakkelijken
• Medewerkers een betrouwbaar naslagwerk te bieden wanneer ze een stap vergeten
• Herhaalde vragen aan leidinggevenden en ervaren collega’s te verminderen
• Medewerkers te ondersteunen die zelfstandig of remote werken
• Belangrijke processen op één plek beschikbaar te houden

Werkinstructies zijn vooral nuttig voor taken die medewerkers regelmatig uitvoeren of voor taken waarbij het overslaan van één stap later tot problemen kan leiden.

Ze kunnen ook deel gaan uitmaken van een bredere aanpak voor kennismanagement. Wanneer belangrijke processen worden gedocumenteerd in plaats van alleen in de hoofden van medewerkers te blijven, blijft de kennis beter behouden als mensen van functie veranderen of de organisatie verlaten.

Wanneer moet u een werkinstructie aanmaken?

U hoeft niet elke kleine handeling binnen de organisatie vast te leggen.

Begin met taken waarbij duidelijke instructies het grootste verschil kunnen maken.

Overweeg om een werkinstructie op te stellen wanneer een taak:

• Vaak wordt herhaald
• Vaak onjuist wordt uitgevoerd
• Bestaat uit verschillende stappen die in de juiste volgorde moeten worden uitgevoerd
• Belangrijk is voor de kwaliteit of veiligheid
• Informatie vereist van een ervaren medewerker
• Moeilijk te leren is voor nieuwe medewerkers
• Tot veel vragen leidt voor leidinggevenden of ondersteunende teams
• Verandert en aan meerdere mensen moet worden uitgelegd
• Een overdracht bevat tussen medewerkers of afdelingen 

Een productiebedrijf zou bijvoorbeeld werkinstructies kunnen opnemen in een breder opleidingsprogramma voor productie. Een bedrijf dat een nieuw product op de markt brengt, zou dit kunnen combineren met producttraining.

Een goed uitgangspunt is om één terugkerend proces te kiezen dat tot verwarring leidt, en dit van begin tot eind in kaart te brengen.

Wat moet u opnemen in een werkinstructie?

De precieze inhoud hangt af van de taak, maar de meeste duidelijke werkinstructies bevatten dezelfde basiselementen.

1. Een duidelijke titel

De titel moet de taak beschrijven, niet het algemene onderwerp.

Bijvoorbeeld:

Te breed: CRM-instructies

Beter: Een nieuwe klant aanmaken in het CRM

Iemand die hulp zoekt, moet meteen begrijpen waar de instructie over gaat.

2. Het doel

Geef aan wat de medewerker moet bereiken.

Bijvoorbeeld:

Na het volgen van deze instructie kun je een nieuw klantdossier aanmaken met alle vereiste gegevens.

Het definiëren van het resultaat verloopt op vrijwel dezelfde manier als het vaststellen van duidelijke leerdoelen bij het ontwikkelen van opleidingen. Hierdoor blijft de inhoud gericht op wat de medewerker daadwerkelijk moet kunnen.

3. Benodigde hulpmiddelen of materialen

Vermeld alles wat de medewerker nodig heeft voordat hij of zij aan de slag gaat.

Dit kan het volgende omvatten:

• Toegang tot software
• Apparatuur
• Documenten
• Veiligheidsuitrusting
• Sjablonen
• Inloggegevens
• Bronbestanden

Zorg ervoor dat medewerkers niet halverwege de taak ontdekken dat ze iets belangrijks missen.

4. Genummerde stappen

De kern van de werkinstructie moet bestaan uit een logische reeks handelingen.

Houd de stappen kort en specifiek.

Als algemene regel geldt:

Eén stap = één hoofdhandeling

In plaats van:

Het systeem openen, de klantendatabase selecteren, het juiste account zoeken, het adres bijwerken en de wijzigingen opslaan.

Gebruik:

1. Open het systeem
2. Selecteer Klantendatabase
3. Zoek het klantaccount
4. Open het account
5. Werk het adres bij
6. Kies Opslaan

De tweede versie is overzichtelijker en gemakkelijker te volgen terwijl iemand de taak uitvoert.

5. Illustraties

Een screenshot, foto, diagram of korte video kan een stap soms sneller uitleggen dan nóg een alinea tekst.

Beeldmateriaal is vooral handig wanneer een medewerker:

• een knop in software moet vinden
• een onderdeel van een machine moet herkennen
• een voorwerp correct moet plaatsen
• een reeks handelingen op het scherm moet volgen
• een juist en een fout resultaat moet vergelijken

Voor software-procedures kan een schermopname nuttig zijn. Voor fysische processen zou u een korte instructievideo kunnen maken.

Gebruik afbeeldingen als ze de taak verduidelijken. Voeg ze niet alleen toe om het document er aantrekkelijker uit te laten zien.

6. Tips en waarschuwingen

Maak een onderscheid tussen belangrijke waarschuwingen en gewone instructies, zodat medewerkers ze opmerken.

Bijvoorbeeld:

Belangrijk: Sluit de applicatie niet af voordat het uploaden is voltooid.

Of:

Tip: Gebruik het klantnummer in plaats van de bedrijfsnaam om het juiste record sneller te vinden.

Waarschuwingen zijn vooral nuttig bij veelvoorkomende fouten en stappen die niet gemakkelijk ongedaan kunnen worden gemaakt.

7. Het verwachte resultaat

Leg de medewerker uit hoe hij kan zien of de taak correct is uitgevoerd.

Bijvoorbeeld:

De nieuwe medewerker zou nu in de gebruikerslijst moeten verschijnen met de status “Actief”.

Zo kan de gebruiker eenvoudig een laatste controle uitvoeren.

Een werkinstructie aanmaken in 8 stappen

Het volgende proces kan worden toegepast op kantoortaken, productieprocessen, softwarehandleidingen, inwerkprogramma’s, technische werkzaamheden en tal van andere activiteiten op de werkplek.

Dezelfde basisprincipes komen ook voor in instructie-ontwerp: de leerling of gebruiker begrijpen, vaststellen wat hij of zij moet bereiken, de informatie logisch ordenen, het materiaal samenstellen en testen of het werkt.

Stap 1. Kies de taak die u wilt vastleggen

Begin met één duidelijk omschreven taak.

Probeer niet een hele afdeling of een heel proces in één werkinstructie uit te leggen.

Maak bijvoorbeeld geen document met de titel:

Hoe onze klantenservice werkt

Maar stel een aantal gerichte instructies op:

• Een nieuwe supportaanvraag indienen
• Een supportaanvraag toewijzen
• Een supportaanvraag escaleren
• Een opgeloste aanvraag afsluiten

Kortere instructies zijn gemakkelijker op te stellen, bij te werken, op te zoeken en te gebruiken tijdens het werk.

Ze werken ook goed als bronnen voor microlearning wanneer een medewerker een kort stukje informatie nodig heeft.

Stap 2. Bepaal wie de werkinstructie gaat gebruiken

Denk, voordat u gaat schrijven, na over de medewerker die de stappen zal volgen.

Vraag:

• Is deze persoon nieuw in deze taak?
• Begrijpt hij of zij de terminologie al?
• Zal hij of zij de instructie af en toe of dagelijks gebruiken?
• Leest hij of zij de instructie op een computer, tablet of telefoon?
• Is de kans groot dat hij of zij de instructie gebruikt tijdens het uitvoeren van de taak?

Een nieuwe medewerker heeft doorgaans meer uitleg nodig dan een ervaren specialist.

Zo moet in een handleiding voor een nieuwe medewerker bijvoorbeeld worden uitgelegd waar een bepaald systeem te vinden is en wat een bepaalde term betekent. In een handleiding voor een ervaren medewerker volstaat het wellicht om alleen de stappen uit te leggen die na een software-update zijn gewijzigd.

Schrijf voor de persoon die de handleiding daadwerkelijk gaat gebruiken, niet voor degene die het proces al kent.

Stap 3. Bepaal het gewenste resultaat

Elke werkinstructie moet één duidelijk doel hebben.

Vraag:

Wat moet de medewerker kunnen doen na het volgen van deze instructies?

Voorbeelden hiervan zijn:

• Het wekelijkse rapport correct indienen
• Een nieuw gebruikersaccount aanmaken
• Een machine klaarmaken voor gebruik
• Een terugbetaling aan een klant afhandelen
• Een productrecord bijwerken
• Een apparatuurcontrole uitvoeren

Een concreet resultaat zorgt ervoor dat de werkinstructie doelgericht blijft.

Stap 4. Voer de taak uit en leg elke stap vast

Een van de eenvoudigste manieren om een proces vast te leggen, is door het zelf uit te voeren of door te kijken hoe een ervaren medewerker het doet.

Noteer elke handeling in de volgorde waarin deze plaatsvindt.

Vertrouw niet alleen op uw geheugen. Mensen die een taak dagelijks uitvoeren, voeren kleine handelingen vaak automatisch uit en vergeten deze soms te vermelden.

Maak bij softwaretaken schermafbeeldingen of neem het scherm op terwijl u bezig bent.

Bij fysieke taken kunnen foto’s of korte videoclips nuttiger zijn.

Richt u in deze fase op het vastleggen van het volledige proces. U kunt de bewoordingen later vereenvoudigen.

Stap 5. Schrijf korte, op acties gerichte instructies

Zet nu uw aantekeningen om in duidelijke stappen.

Begin elke stap waar mogelijk met een concrete actie:

• Open
• Kies
• Voer in
• Controleer
• Voeg toe
• Verwijder
• Plaats
• Bevestig
• Sla op
• Verzend

Vermijd lange inleidingen voordat u de medewerker vertelt wat hij of zij moet doen.

In plaats van:

Zodra u in het gedeelte voor gebruikersbeheer bent aangekomen, moet u de optie selecteren waarmee u een nieuwe gebruiker kunt toevoegen.

Schrijft u:

Kies Gebruiker toevoegen.

Gebruik bekende woorden en leg technische termen uit als de lezer deze misschien niet kent.

Het doel is niet om formeel over te komen. Het doel is om de volgende stap duidelijk te maken.

Stap 6. Voeg afbeeldingen toe waar dat nuttig is

Zodra de tekst duidelijk is, moet u beslissen of bepaalde stappen visueel beter te begrijpen zijn.

Bij software-instructies kunnen schermafbeeldingen het volgende laten zien:

• Welk menu moet worden geopend
• Waar een knop zich bevindt
• Welk veld moet worden ingevuld
• Hoe het eindresultaat eruit moet zien

Gebruik pijltjes, kaders of markeringen wanneer een schermafbeelding veel elementen bevat.

Bij een praktische taak kan een foto de juiste positie van apparatuur of het juiste resultaat na een bepaalde stap laten zien.

Complexere processen kunnen ook worden uitgelegd aan de hand van een korte video of een schermopname. Als u al met PowerPoint werkt, kunt u ook een interactieve PowerPoint-presentatie maken in plaats van elke instructie als een statisch document te presenteren.

Zorg ervoor dat elke afbeelding dicht bij de stap staat die deze illustreert. Medewerkers moeten niet door het document hoeven bladeren om een afbeelding aan een instructie te koppelen.

Stap 7. Test de werkinstructie

Publiceer een werkinstructie niet direct nadat u deze hebt opgesteld.

Vraag iemand anders om de taak uit te voeren door uitsluitend de instructie te volgen.

Kies bij voorkeur iemand die minder bekend is met het proces.

Let op de punten waarop deze persoon:

• Stopt om na te denken
• Een vraag stelt
• De verkeerde optie kiest
• Een stap overslaat
• Een instructie anders interpreteert dan verwacht
• Informatie nodig heeft die niet is opgenomen

Deze problemen zijn nuttig. Ze laten precies zien op welke punten de instructie verbetering behoeft.

Werk het document bij en test het indien nodig opnieuw.

Stap 8. Publiceer de instructie en houd deze up-to-date

Een goede werkinstructie is alleen nuttig als medewerkers de juiste versie kunnen vinden wanneer ze die nodig hebben.

U kunt instructies publiceren in:

• Een interne kennisbank
• Een LMS
• Een bedrijfsportaal
• Een gedeelde documentbibliotheek
• Een online leeromgeving

Vermijd het versturen van verschillende versies van dezelfde instructie via e-mail, anders kunnen medewerkers later niet meer eenvoudig vaststellen welke versie de meest recente is.

Als het proces of de software verandert, moet u ook de betreffende instructie herzien.

Het kan ook nuttig zijn om medewerkers om feedback te vragen nadat ze de instructies hebben gebruikt. Zij kunnen ontbrekende informatie ontdekken of stappen aanwijzen die niet langer nodig zijn.

Voorbeeld van een werkinstructie

Hier volgt een eenvoudig voorbeeld van een werkinstructie voor een veelvoorkomende kantoortaak.

Voorbeeld: Een nieuw medewerkersaccount aanmaken

Doel: Een actief account aanmaken voor een nieuwe medewerker vóór diens eerste werkdag.

Nodig:

• Volledige naam van de medewerker
• Zakelijk e-mailadres
• Afdeling
• Functie
• Vereiste systeemtoegang

Stappen

1. Open het beheerdersportaal
2. Selecteer Gebruikers
3. Selecteer Nieuwe gebruiker toevoegen
4. Voer de volledige naam van de medewerker in
5. Voer het zakelijk e-mailadres in
6. Kies de juiste afdeling
7. Kies de functie van de medewerker
8. Kies de vereiste toegangsrechten
9. Controleer de ingevoerde gegevens
10. Selecteer Gebruiker aanmaken
11. Controleer of de medewerker in de gebruikerslijst staat
12. Stuur de gegevens voor het activeren van het account naar de medewerker

Belangrijk: Controleer de toegangsrechten voordat u het account aanmaakt. Verleen geen toegang tot systemen die niet nodig zijn voor de functie van de medewerker.

Verwacht resultaat: De medewerker verschijnt in de gebruikerslijst met een actief account en de juiste rechten.

Een versie van deze handleiding zou ook schermafbeeldingen kunnen bevatten van de schermen ‘Gebruikers’, ‘Nieuwe gebruiker toevoegen’ en ‘Rechten’.

Sjabloon voor werkinstructies

U kunt de volgende structuur gebruiken als basissjabloon voor werkinstructies.

Werkinstructie: [Naam van de taak]

Doel
Wat moet de medewerker kunnen uitvoeren?

Voor wie is deze instructie bedoeld?
Geef de functie, het team of het ervaringsniveau aan.

Voordat u begint
Maak een lijst van de benodigde hulpmiddelen, documenten, apparatuur, toegangsrechten of materialen.

Stap 1
Beschrijf één handeling.

Stap 2
Beschrijf één handeling.

Stap 3
Beschrijf één handeling.

Ga door totdat de taak is voltooid.

Tips of waarschuwingen
Voeg belangrijke veiligheidsinformatie, veelgemaakte fouten of handige snelkoppelingen toe.

Verwacht resultaat
Leg uit hoe de medewerker kan controleren of de taak correct is uitgevoerd.

Ondersteunend materiaal
Voeg waar nodig schermafbeeldingen, foto’s, diagrammen, video’s of links toe.

Informatie over herziening
Noteer wanneer de instructie voor het laatst is herzien en wie verantwoordelijk is voor het bijhouden.

Een werkinstructie aanmaken in Word of PowerPoint

Voor een eenvoudige taak is niet altijd speciale software nodig.

Een Word-document kan prima volstaan als de instructies voornamelijk uit tekst en afbeeldingen bestaan. Maak een herbruikbaar sjabloon met vaste onderdelen zoals titel, doel, benodigde materialen, stappen, waarschuwingen en verwachte resultaten.

PowerPoint kan handig zijn als de instructie meer visueel van aard is.

U kunt bijvoorbeeld:

• Eén hoofdstap op elke dia zetten
• Screenshots of foto’s toevoegen
• Belangrijke delen van een afbeelding markeren
• Korte toelichtingen naast elk beeldelement toevoegen
• Audio opnemen
• Een schermopname toevoegen voor softwareprocessen
• Een eenvoudige navigatie tussen de verschillende onderdelen maken

Bij langere presentaties helpt een duidelijke PowerPoint inhoudsopgave medewerkers om direct naar het gedeelte te gaan dat ze nodig hebben.

Door een standaardsjabloon te gebruiken, is het eenvoudiger om verschillende werkinstructies op elkaar af te stemmen.

Het belangrijkste is niet welk programma u kiest. De opzet moet aansluiten bij de taak en bij de manier waarop medewerkers de instructie zullen gebruiken.

Statische of digitale werkinstructies: welk formaat moet u kiezen?

Verschillende taken vragen om verschillende formaten.

Een korte instructie in Word of PDF kan volstaan wanneer medewerkers slechts af en toe een eenvoudig proces hoeven op te zoeken.

Een visuele presentatie kan beter werken wanneer schermafbeeldingen of foto’s centraal staan bij de taak.

Een video of schermopname kan handig zijn wanneer bewegingen, timing of een proces op het scherm moeilijk uit te leggen zijn met statische afbeeldingen.

Interactieve training kan een betere optie zijn wanneer medewerkers meer moeten doen dan alleen de procedure lezen.

U wil bijvoorbeeld dat medewerkers:

• Aantonen dat ze het proces hebben begrepen
• Oefenen met het nemen van beslissingen
• Een korte kennistoets afleggen
• Een complex proces stap voor stap leren
• Een gesprek of een klantsituatie oefenen

In dergelijke gevallen kan een werkinstructie een e-learning module worden of onderdeel van een bredere online cursus.

Dit is een belangrijk onderscheid. Een werkinstructie legt in de eerste plaats uit hoe iemand een taak moet uitvoeren. E-learning kan nog een stap verder gaan door uitleg te geven, demonstraties te houden, oefeningen aan te bieden, de begripsniveaus te toetsen en bij te houden of de training is afgerond.

Werkinstructies omzetten in interactieve trainingen met iSpring Suite

Als een statische instructie niet volstaat, kunt u diezelfde inhoud omzetten in een interactieve digitale training.

iSpring Suite is een e-learning authoring tool die met PowerPoint werkt. Dit betekent dat u kunt werken met dia’s, schermafbeeldingen, tekst en ander materiaal dat u al hebt, in plaats van de instructie helemaal opnieuw op te stellen in een totaal andere omgeving.

Vervolgens kunt u opleidingsonderdelen toevoegen op die punten waar ze de medewerkers daadwerkelijk helpen.

Voeg schermafbeeldingen en visuele stappen toe

Maak voor elke belangrijke fase van de taak een dia en combineer korte instructies met schermafbeeldingen, foto’s, pictogrammen of diagrammen.

Deze aanpak kan nuttig zijn voor software-instructies, introductietaken, productprocessen en technische procedures.

Neem een schermdemonstratie op

Wanneer er een proces binnen de software plaatsvindt, kunt u het scherm opnemen en medewerkers precies laten zien waar ze moeten klikken en wat ze moeten invoeren.

Dit kan de hoeveelheid tekst verminderen die nodig is voor complexe digitale taken.

Voeg audio of videocommentaar toe

U kunt een voice-over toevoegen wanneer een gesproken uitleg de instructie begrijpelijker maakt.

In situaties waarin een ingesproken tekst handig is, maar u niet elke regel zelf wilt opnemen, kan tekst-naar-spraak ook een optie zijn.

Maak interactieve stappen

In plaats van alle informatie op één dia te presenteren, kunt u langere instructies opsplitsen in kleinere delen en interacties.

Zo wordt complexe stof toegankelijker, terwijl elk scherm gericht blijft op één taak of idee.

Voeg een kennistoets toe

Een statische werkinstructie laat medewerkers zien wat ze moeten doen. Met een quiz controleert u of ze de belangrijke punten hebben begrepen.

Bijvoorbeeld:

Wat moet je als eerste controleren voordat je de machine start?

Of:

Welk toegangsniveau moet je kiezen voor dit type medewerker?

U kunt een quiz maken voor onboarding, naleving van regelgeving, producttraining of een ander programma waarbij het belangrijk is om te controleren of de deelnemers de stof begrijpen.

Maak een rollenspel

Sommige werkinstructies hebben betrekking op gesprekken in plaats van op fysieke of softwarematige taken.

Bijvoorbeeld:

• Omgaan met een klacht van een klant
• Feedback geven
• Reageren op een lastige vraag
• Een verkoopgesprek voeren

In deze gevallen kunnen rollenspellen medewerkers de kans bieden om verschillende reacties te oefenen en de gevolgen van hun keuzes te zien.

Werkinstructies delen via iSpring LMS

Het opstellen van de werkinstructie is slechts een onderdeel van het proces. Medewerkers moeten er ook op een betrouwbare manier toegang toe hebben.

Als u iSpring Suite samen met iSpring LMS gebruikt, kunt u uw interactieve werkinstructie rechtstreeks in het LMS publiceren in plaats van afzonderlijke bestanden handmatig te verspreiden.

Vervolgens kunt u iSpring LMS gebruiken om de instructies te delen met de medewerkers of groepen die deze nodig hebben. Zo kan een nieuwe medewerker bijvoorbeeld een reeks instructies ontvangen als onderdeel van de inwerkperiode, terwijl een productieteam een bijgewerkte instructie kan ontvangen nadat een proces is gewijzigd.

Dit is vooral handig wanneer werkinstructies deel uitmaken van een gestructureerde bedrijfstraining.

Een LMS biedt u bovendien meer controle dan wanneer u een document simpelweg in een gedeelde map plaatst. Afhankelijk van hoe de instructie is opgezet, kunt u het lesmateriaal toewijzen, de voortgang bijhouden en de leerresultaten beoordelen.

Als u nog niet bekend bent met dit soort systemen, lees dan wat een LMS is en hoe het werkt.

Voor organisaties die veel medewerkers en opleidingsmateriaal beheren kan software voor personeelsopleidingen ook helpen om leeropdrachten en resultaten op één plek bij te houden.

Publiceer indien nodig als SCORM

Met iSpring Suite kunnen cursussen worden gepubliceerd in gangbare e-learningformaten, zoals SCORM.

Met een SCORM-cursus kan een LMS informatie uitwisselen met de opleidingsinhoud, bijvoorbeeld of een medewerker een cursus heeft geopend of afgerond en, indien van toepassing, wat het resultaat van de toets is.

Dit is handig als de werkinstructie een traceerbaar onderdeel van een formeel opleidingsprogramma moet worden, in plaats van louter een referentiedocument.

7 veelvoorkomende fouten in werkinstructies

Zelfs een technisch correcte werkinstructie kan lastig te gebruiken zijn. Controleer uw document op deze veelvoorkomende problemen voordat u het publiceert.

1. Te veel uitleg geven vóór de eerste actie

Medewerkers openen een werkinstructie meestal omdat ze een taak moeten uitvoeren.

Geef hen de informatie die ze nodig hebben om snel aan de slag te kunnen.

2. Meerdere handelingen in één stap samenvoegen

Als een zin vijf handelingen bevat, verdeel deze dan in verschillende genummerde stappen.

3. Schrijven voor een expert in plaats van voor de gebruiker

Ga er niet zomaar vanuit dat een nieuwe medewerker dezelfde vaktermen en sneltoetsen kent als degene die de instructie heeft opgesteld.

4. Afbeeldingen gebruiken die geen informatie toevoegen

Elke schermafbeelding, foto of video moet de handeling begrijpelijker maken.

5. Belangrijke waarschuwingen weglaten

Als een verkeerde handeling tot een probleem kan leiden, zorg er dan voor dat de waarschuwing goed opvalt.

6. Publiceren zonder te testen

De schrijver weet al hoe het proces in zijn werk gaat. Een tester kan hiaten ontdekken die de schrijver zelf niet meer opmerkt.

7. De instructie opstellen en er daarna nooit meer naar kijken

Software, apparatuur, verantwoordelijkheden en processen veranderen. Uw instructies moeten daaraan worden aangepast.

Laatste checklist voor het opstellen van een werkinstructie

Controleer voordat u uw werkinstructie publiceert of:

• De instructie betrekking heeft op één duidelijk omschreven taak
• De titel precies aangeeft wat de medewerker moet doen
• De doelgroep duidelijk is
• Het doel specifiek is
• Alle benodigde materialen of hulpmiddelen worden vermeld
• De stappen de werkelijke volgorde van de taak volgen
• Elke stap één hoofdhandeling bevat
• De taal kort en bondig is
• Vakbegrippen waar nodig worden uitgelegd
• Screenshots of andere afbeeldingen alleen worden gebruikt als ze nuttig zijn
• Belangrijke waarschuwingen duidelijk opvallen
• Het verwachte resultaat duidelijk is
• De instructie door iemand anders is getest
• Medewerkers weten waar ze de actuele versie kunnen vinden
• De instructie kan worden bijgewerkt wanneer het proces verandert

Een werkinstructie hoeft niet lang of ingewikkeld te zijn. Het doel ervan is iemand te helpen een taak correct uit te voeren, met zo min mogelijk onduidelijkheid.

Begin met één proces waarbij steeds weer dezelfde vragen of fouten voorkomen. Leg het vast, test het met een echte gebruiker, verbeter het en gebruik dezelfde structuur voor de volgende instructie.

Als een eenvoudig document niet meer volstaat, kunt u dezelfde inhoud verder uitwerken met iSpring Suite door visuele demonstraties, gesproken commentaar, interacties, quizzen en andere opleidingselementen toe te voegen. Vervolgens kunt u deze instructies publiceren en delen via iSpring LMS zodat medewerkers toegang hebben tot de juiste opleidingen en leidinggevenden hun voortgang kunnen volgen.

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een werkinstructie?

Kies één specifieke taak, bepaal voor wie de instructie bedoeld is en wat de gebruiker daarmee moet bereiken, leg het volledige proces vast, verdeel het in duidelijke stappen, voeg nuttige afbeeldingen toe en vraag iemand anders om de instructies te testen voordat u ze publiceert.

Wat moet er in een werkinstructie staan?

Een standaard werkinstructie moet een duidelijke taakomschrijving, een doelstelling, de benodigde gereedschappen of materialen, genummerde stappen, relevante tips of waarschuwingen, ondersteunend beeldmateriaal waar nodig, en een beschrijving van het verwachte resultaat bevatten.

Hoe gedetailleerd moet een werkinstructie zijn?

Geef voldoende informatie zodat de beoogde gebruiker de taak correct kan uitvoeren zonder extra hulp.

Een nieuwe medewerker heeft wellicht meer achtergrondinformatie en uitleg nodig. Een ervaren medewerker heeft misschien alleen de essentiële stappen nodig of informatie over wat er is veranderd.

Wat is een goed voorbeeld van een werkinstructie?

Een goed voorbeeld richt zich op één taak en maakt gebruik van korte, genummerde stappen. Daarnaast wordt het gewenste resultaat duidelijk weergegeven en worden er schermafbeeldingen, foto’s of waarschuwingen toegevoegd wanneer deze de medewerker helpen de taak correct uit te voeren.

Kan ik een werkinstructie maken in Word?

Ja, Word is geschikt voor eenvoudige werkinstructies die voornamelijk bestaan uit tekst, genummerde stappen, tabellen en afbeeldingen. Een herbruikbaar Word-sjabloon kan een organisatie bovendien helpen om de instructies consistent te houden.

Kan ik werkinstructies maken in PowerPoint?

Ja, PowerPoint kan bijzonder handig zijn voor visuele instructies, omdat u korte tekst kunt combineren met schermafbeeldingen, foto’s, diagrammen, audio en schermopnames.

Als u meer nodig hebt dan alleen statische dia’s, kan een interactieve presentatie worden omgezet in een completer digitaal leermiddel.

Wanneer moet ik digitale of interactieve werkinstructies gebruiken?

Overweeg interactieve instructies wanneer medewerkers een training nodig hebben, in plaats van een eenvoudig naslagdocument.

U kunt bijvoorbeeld willen dat ze:

• Een demonstratie bekijken
• Een scenario oefenen
• Vragen beantwoorden
• Een toets maken
• Verschillende fasen van een proces doorlopen

Kan ik werkinstructies delen via een LMS?

Ja, werkinstructies kunnen worden omgezet in digitaal lesmateriaal en via een LMS worden aangeboden.

Met iSpring Suite en iSpring LMS kunt u bijvoorbeeld een interactieve instructie maken, deze publiceren in iSpring LMS, delen met de medewerkers die deze nodig hebben, en hun voortgang en leerresultaten bijhouden.

Hoe weet ik of een werkinstructie duidelijk is?

Vraag iemand die niet nauw bij het proces betrokken is om de taak uit te voeren aan de hand van alleen de instructie.

Als die persoon in de war raakt, een stap overslaat of om aanvullende informatie moet vragen, pas dat deel van de instructie dan aan.

Hoe vaak moeten werkinstructies worden bijgewerkt?

Herzie de instructies telkens wanneer het proces, de software, de apparatuur of de vereiste handelingen veranderen.

Uit feedback van medewerkers kan ook blijken wanneer instructies onvolledig zijn of niet langer duidelijk.