image/svg+xml image/svg+xml image/svg+xmlimage/svg+xmlimage/svg+xml fb-white-10x14fb-10x14ok-white-10x19ok-10x19twitter-white-18x14twitter-18x14vk-white-16x11vk

De werknemers van nu zoeken vaak veel meer dan alleen maar een baan en gaan vaker jobhoppen, freelancen, kiezen voor kortlopende contracten en zelfs mini carrières totdat zij een goede baan vinden binnen de juiste organisatie. Daarom is het niet verwonderlijk dat onderzoek van Gallup vastgesteld heeft dat slechts 12% van de werknemers vindt dat hun organisatie goed werk heeft geleverd met betrekking tot onboarding. Maar liefst 43% van de HR-managers was het er zelfs mee eens dat er “tijd en geld verspild worden door gebrekkige onboarding processen”. Er zijn dus behoorlijk lage verwachtingen.

Het is dus niet slechts een esoterisch probleem, er wordt geld op tafel gelaten door elke organisatie die slechte on-boarding procedures gebruikt. In dit artikel beantwoorden wij de vraag: wat is onboarding, waarom is onboarding belangrijk, hoe stelt u een onboarding programma op en wat zijn de volgende stappen?

Wat is een onboarding programma?

Wat is precies de onboarding process betekenis? Er is geen term voor het onboarding proces in het Nederlands. Daarom wordt meestal de Engelse term “onboarding” gebruikt, die “aanpassing” betekent.

“Onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers de vereiste kennis, vaardigheden en gewoonten aanleren om volwaardige werknemers van de organisatie te worden.”

Wat moet er in de onboarding van nieuwe werknemers worden opgenomen? Er is geen uniforme, definitieve conclusie of verwachtingen die voor iedereen hetzelfde is. Daarom verschilt het naar gelang de organisatie en de uiteindelijke doelstelling. Maar Dr. Talya Bauer van de SHRM stelde de The Four C’s (de vier C’s) vast waaraan een onboarding programma moet voldoen. Deze Four C’s staan voor:

  • Compliance houdt in dat u nieuwe werknemers de basisregels van de organisatie leert. Dit is een ander woord voor naleving.
  • Clarification verwijst naar het ervoor zorgen dat de werknemers zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden en hoe zij hun rol op de juiste manier kunnen vervullen.
  • Culture betreft het verstrekken van de formele en informele normen van de organisatie vanaf het eerste contact.
  • Connection betekent relaties met collega’s en het gevoel deel uit te maken van het team. Bijvoorbeeld het duidelijk uitspreken van verwachtingen.

Bij een inwerkprogramma voor nieuwe werknemers kan de onboarding enkele weken of zelfs langer duren. Veel onboarding specialisten zijn het er echter over eens dat de aanpassingsperiode van het onboarden ten minste drie maanden moet duren vanaf het eerste contact met de organisatie. Negentig dagen is het absolute minimum voor nieuwe werknemers om aan hun rol te wennen, zich mentaal op hun verantwoordelijkheden voor te bereiden, zich gewaardeerd en gesteund te voelen, en de kennis en vaardigheden te verwerven die nodig zijn om succes te hebben.

Waaruit bestaat onboarding?

Laten we eens wat dieper ingaan op de verschillende fasen van het onboardingproces, en welke informatie u in elke fase voor uw organisatie zou moeten opnemen.

Wat is belangrijk bij onboarding: Voordat ze beginnen

Het is belangrijk om de ervaring van uw nieuwe werknemers vanaf het eerste moment van contact binnen de organisatie in een positief daglicht te plaatsen.

Overweeg deze stappen te nemen vóór de begindatum:

  • Versturen: Stuur alle documenten voor het in dienst treden elektronisch, zodat nieuwe werknemers ze van tevoren kunnen invullen – als u e-handtekeningen kunt gebruiken is dat nog beter. Voorbeelden van dit soort documenten zijn juridische documenten en contracten, handleidingen voor werknemers, parkeerkaarten voor de eerste dag, en alle extra informatie die de werknemer moet inzien.
  • Plannen: Plan wat er in de eerste week en daarna zal gebeuren – dit kan een draaiboek voor nieuwe werknemers van 3 maanden omvatten.
  • Voorbereiden: Bereid hun werkruimte, alles wat ze nodig hebben om te werken binnen uw organisatie en andere essentiële zaken van tevoren voor. Als u op de eerste dag binnenkomt en uw laptop, mobiele telefoon van de organisatie en het bureau klaar hebt staan, maakt u een goede eerste indruk die de toon voor de relatie bepaalt. Bereid ook het bestaande team voor. Informeer het team over de naam, de rol en andere belangrijke details van de nieuwe medewerker.
  • Ontmoeten: Zorg voor “meet and greets” met belangrijke gesprekspartners voor persoonlijk contact. Persoonlijke gesprekken met mensen die een belangrijke rol spelen in het succes van de nieuwe werknemer openen de weg voor verdere communicatie binnen de organisatie. Daartoe behoren eventuele managers, teamleden en collega’s van andere afdelingen.

Wat is belangrijk bij onboarding: Op hun eerste dag

De eerste dagen kunnen zowel zenuwslopend als enerverend zijn, dus volg deze stappen om uw nieuwe werknemer zich op zijn gemak te laten voelen:

  1. Doe een algemene aankondiging op de afdeling, de verdieping, de bedrijfseenheid, of op welk niveau van de organisatiestructuur uw nieuwe medewerker ook komt. Het is een goede stimulans voor het moreel en een manier om de afdeling samen te brengen en het nieuwe personeelslid voor te stellen. Om de rest van de organisatie te bereiken stuurt u een brede e-mail naar de bredere groep met korte informatie over de nieuwe medewerker, zijn of haar rol en een beetje achtergrondinformatie als gespreksstof.
  2. Zorg voor een rondleiding. Daarin moeten alle basiszaken van de organisatie aan bod komen, zoals de locaties van de toiletten, waar elke afdeling te vinden is, parkeerplaatsen, pauzeruimtes, en eventuele lunchplek(ken). Dit is ook een goed moment om informeel kennis te maken met het team en voor het eerst contact te hebben.
  3. Leg het schema voor week één vast. Maak de tijd om zonder afleidingen te gaan zitten en een goed gesprek te hebben over hoe de eerste week eruit zal zien, dan weet de nieuwe aanwinst wat hij/zij kan verwachten.
  4. Een mentor toewijzen. Wijs een ervaren teamlid aan die de nieuwe aanwinst zal begeleiden bij de specifieke aspecten en de interne werking van de organisatie. De werkzaamheden van een mentor hangen volledig af van de organisatie, maar omvatten gewoonlijk alles van het bedrijfsbeleid en de procedures tot de uitvoering van de essentiële dagelijkse taken. Iemand die ze kan vertellen wat de verwachtingen binnen de organisatie zijn.

Wat is belangrijk bij onboarding: In hun eerste week

Het is belangrijk dat u de nieuwe werknemer in deze fase van het onboarding proces niet overweldigt. Hoewel het belangrijk is om het onboarding proces op tijd af te ronden, wilt u ook dat uw nieuwe werknemer productief is en zich thuis kan gaan voelen.

  • Loop de belangrijke procedures, regels, processen, en normen door. Het gaat hier om regels en voorschriften voor het gebruik van internet en sociale media, e-mail communicatie en pauzes.
  • Kennismaking met de bedrijfscultuur. Hopelijk heeft de werknemer op dit moment een algemeen begrip van de visie, de missie, de doelstellingen en de waarden die u vanaf de eerste dag in de organisatie hanteert.
  • Zorg voor gidsen over hoe het beste te beginnen. Van het instellen van e-mail en computers tot essentiële processen en platforms die uw team gebruikt, iedere organisatie heeft zijn eigen manier van werken, dus een korte handleiding die ze op hun werkplek bij de hand kunnen houden is een geweldig idee.
  • Maak een werkmap. Stel een werkmap samen met doelstellingen voor Dag 5, Week 2 en het einde van Maand 1. Door uw nieuwe medewerker concrete doelstellingen te geven, kan hij zijn tijd beter plannen.
  • Beschrijf het opleidingsproces. Maak de nieuwe medewerker vertrouwd met de manier waarop training in de organisatie werkt en wat er van hem/haar wordt verwacht. Op dit punt kunt u alle opleidingsmateriaal of -modules ter beschikking stellen die ze in de eerste week moeten volgen en kunt u HR of andere contactpersonen voor opleiding opgeven.
  • Begin de training. De tweede dag is een goed moment om met hun training te beginnen.
  • Opvolging aan het eind van de week. Nadat u de nieuwe werknemer de tijd heeft gegeven om te wennen aan het kantoor, de werkruimte en hun mentor, ga het gesprek aan om ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen en de dingen in een passend tempo oppakken. Het einde van de eerste week is een goed moment om te bespreken hoe de volgende maand zal verlopen, wat u van hen verwacht, en waar ze tegen die tijd moeten staan.
  • Plan een 2-weekse check-in. Zet dit op de agenda tegen het einde van week 1 en het zal fungeren als een mijlpaal voor zowel u als de nieuwe medewerker.
  • Geef ze iets om te doen. Geef nieuwe werknemers iets te doen. Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar laat u niet meeslepen in het inwerkproces; maak een paar uur per dag vrij om hen echt werk te laten doen.

Wat is belangrijk bij onboarding: In de eerste drie maanden

  • Communicatielijnen uitzetten. In de eerste maand moet de nieuwe werknemer op kantoor gewend zijn en beginnen met hun training. Ga na wat goed gaat en waar ze eventueel hulp en steun bij nodig hebben.
  • Begin regelmatig feedback te geven. Laat u bijpraten door collega’s die nauw met de nieuwe medewerker samenwerken, en doe indien nodig een poging om bij te sturen. Zo weten ze precies of ze aan verwachtingen voldoen.
  • Moedig onafhankelijkheid aan. U hebt een goed onboarding programma opgezet, ondersteund door een goede training, goede trainer en een evaluatie- en voorbereidingsproces – nu is het moment gekomen om hen aan te moedigen dat programma op te pakken en ermee aan de slag te gaan.
  • Bepaal doelstellingen met betrekking tot prestaties. Doelen bevorderen niet alleen goede prestaties, zij bevorderen ook de betrokkenheid. Wijs dus vóór de eerste geplande maandelijkse evaluatie enkele doelstellingen aan die zij in de eerste 3 maanden moeten bereiken.
  • Zorg voor hun eerste functioneringsgesprek. Na 90 dagen zou uw nieuwe medewerker een behoorlijk bekwaamheidsniveau moeten hebben bereikt. De evaluatie is een goed moment om hun sterke en zwakke punten te evalueren en te beslissen of het huidige trainingsprogramma aan al hun behoeften voldoet.

Hoe maakt u een effectief trainingsprogramma voor nieuwe medewerkers?

Training is een belangrijk onderdeel van elk onboarding programma en het zet de toon voor het leerproces dat gedurende de hele loopbaan van de werknemer wordt aangeboden. Hoe begint u met de training van nieuwe medewerkers?

Stap 1. Zet een nieuw trainingsprogramma voor werknemers op

De invulling van een trainingsprogramma voor nieuwe medewerkers is flexibel, maar kan over het algemeen in twee hoofddelen worden opgesplitst:

  • Algemene training voor alle nieuwe medewerkers: Hier kunt u modules opnemen over de bedrijfscultuur en -missie, het management team, belangrijke regels, voorschriften, enz.
  • Specifieke training voor een bepaalde rol: Bijvoorbeeld een basistraining over basisprocessen en -systemen voor een specifieke functie.

Het belangrijkste hierbij is dat het tijdrovend en duur kan zijn om elke nieuwe werknemer persoonlijk in te werken en te trainen. Dit geldt vooral als de organisatie groot is en het verloop vrij groot is. Dat is de reden waarom veel organisaties de onboarding training online zetten, of in elk geval een deel ervan. Door te werken met een checklist onboarding is het gemakkelijk om de stappen te doorlopen.

Een asynchroon trainingsprogramma voor nieuwe medewerkers met behulp van eLearning heeft veel voordelen, waaronder het feit dat het op aanvraag beschikbaar is en dus op elk moment kan worden gebruikt. Het is ook herbruikbaar, wat betekent dat een training één keer wordt gemaakt en aan alle nieuwe medewerkers kan worden gegeven, en aanpasbaar, zodat u meerdere versies of trajecten kunt maken voor verschillende soorten medewerkers.

Hier is een voorbeeld van een inwerktraject voor alle nieuwe werknemers die zich aansluiten bij een organisatie:

Onboarding programma voorbeeld
Soort materiaalWat moet er besproken worden
Welkomst Video
  • Kort overzicht van de organisatie – haar missie en een paar fundamentele details over de organisatie
  • Duidelijke beschrijving van de nieuwe rol van de werknemer
  • Hartelijk welkom en gefeliciteerd met de nieuwe functie door de CEO of voorzitter
Inleidende cursus over de organisatief
  • Bedrijfsgeschiedenis
  • Bedrijfsmissie en -waarden
  • Bedrijfscultuur
  • Directiepersoneel
  • Overzicht van de geleverde producten/diensten
  • Belangrijkste concurrenten op de markt
Compliance Cursus
  • Persoonsgebonden gedragsnormen (tegen pesten etc).
  • Progressieve disciplinaire maatregelen
  • Veiligheid

Laten we nu eens kijken naar een voorbeeld van een onboarding programma van een week voor verkoopfuncties.

Voorbeeldprogramma van een week voor verkoopvertegenwoordigers
Doelen en doelstellingenBestudeer de stappen van het verkoopproces, leer de behoeften van klanten te voorspellen en vorm te geven, producten voor te stellen met het oog op de voordelen voor de klant, bezwaren te overwinnen, en de verkoop tot een goed einde te brengen. De eerste verkoop doen.
Kennis en vaardighedenKen de stappen van het verkoopproces, bezwaren, funnel vragen en antwoorden, en technieken om de verkoop af te sluiten. Weten hoe en wat te zeggen over concurrenten in de markt, hun producten en hun sterke en zwakke punten. In staat zijn om te werken met de mail.
ToolsZakelijke voorstellen sjablonen, gespreksverslagen, chats.

Online cursus: “Kenmerken, voordelen en waarden. Redeneren.” Online cursus: “Behoefte identificatie. Funnel vragen stellen.” Online cursus: “Bezwaren afhandelen.” Online cursus: “Het sluiten van een verkoop.”

CoachRyan Lewis, Hoofd Verkoopafdeling
KenniscontroleOnline cursus: “Kenmerken, voordelen en waarden. Redeneren.” Online cursus: “Behoefte identificatie. Funnel vragen stellen.” Online cursus: “Bezwaren afhandelen.” Online cursus: “Het sluiten van een verkoop..”

Face-to-face beoordeling van zaken met het hoofd van de verkoopafdeling / de verkoopdirecteur.

Beslissing het verder gaan met een werknemer na de proeftijd.

Boeken“The Challenger Sale: Taking Control of the Customer Conversation,” door M. Dixon en B. Adamson
Verkoopplan1 geïmplementeerd plan

Stap 2. Leermateriaal maken

Als u nieuw bent op het gebied van eLearning content authoring dan kan het een hele uitdaging lijken om een onboarding cursus te maken, iets waarvoor u een professionele cursusontwikkelaar moet inhuren. Met de moderne authoring tools kunt u echter zelf online cursussen maken.

Zo kunt u bijvoorbeeld met iSpring Suite mooie en pakkende cursussen maken, zelfs als u geen eLearning achtergrond hebt. Dat drukt ook gelijk de kosten en is een bron voor blijvend succes. Het is een volledig functioneel en toch eenvoudig te gebruiken authoring tool pakket waarmee u dia-gebaseerde cursussen, quizzen, trainingsvideo’s en screencasts, gesprekssimulaties en interactieve micro-learning modules kunt maken.

Laten we eens kijken naar voorbeelden van onboarding-componenten die met iSpring Suite gemaakt kunnen worden en als eLearning kunnen worden geleverd.

Video

Wat dacht u van een professioneel ogende ontvangst en inleiding tot de organisatie door de CEO of de voorzitter? Dat geeft een persoonlijk tintje, dat een band met de werknemer schept en hen helpt de waarden en doelstellingen van uw organisatie te begrijpen.

Kijk hoe Pioneer Human Services, een non-profitorganisatie die mensen na een gevangenisstraf helpt terug te keren in de maatschappij, hun nieuwe medewerkers verwelkomt:

Cursus op basis van dia’s

eLearning cursussen kunnen snel en gemakkelijk gemaakt worden en dan online geleverd worden. Ze zijn ideaal om dieper in te gaan op onderwerpen als bedrijfscultuur, missie en kernwaarden.

Bijvoorbeeld, Forever Direct, het regionale distributiecentrum van Forever Living Products, een Amerikaans marketingbedrijf dat schoonheidsproducten op basis van aloë vera maakt en verkoopt, heeft hun hele introductiecursus voor nieuwe medewerkers gemaakt met behulp van iSpring Suite. Deze cursus behandelt enkele belangrijke onderwerpen van Dag 1, zoals Waarden, Bedrijfsregels, Informatie met betrekking tot Veiligheid en Gezondheid, en Milieubeleid.

Onboarding programma voor nieuwe werknemers bij Forever Direct

Onboarding programma voor nieuwe werknemers bij Forever Direct

Quizzen

Wanneer u nieuwe werknemers onboard, is het van cruciaal belang dat u nagaat of de informatie die u verstrekt wel klopt. Dit is vooral belangrijk voor informatie omtrent compliance, dit kan onderworpen zijn aan bepaalde wetgevingen. De beste manier om de kennis van uw werknemers te volgen is via quizzen en kenniscontroles.

Forever Direct bijvoorbeeld geeft nieuwe werknemers een cursus over compliance. Na afloop van de cursus moeten de werknemers een quiz doen.

Compliance quiz gemaakt met iSpring Suite

Compliance quiz gemaakt met iSpring Suite

Interactieve modules

Interactief’ is een eLearning onderdeel waarmee de gebruiker interactie heeft met de muis of door te vegen op een apparaat. Dit kunnen discrete, korte lessen zijn, of ze kunnen worden opgenomen in langere modules om de betrokkenheid en het behouden van kennis te vergroten. Interactieve elementen kunnen complex en tijdrovend zijn om handmatig te maken, maar iSpring Suite maakt deze zeer snel en intuïtief met het gebruik van sjablonen en drag-and-drop bouwers.

Hier volgen enkele voorbeelden van pakkende onboarding micromodules gemaakt in iSpring:

Deze interactieve geeft nieuwe werknemers een rondleiding door het kantoor:

De volgende module laat zien hoe de organisatie in de loop der jaren groeide:

En deze geeft nieuwe werknemers antwoorden op veel gestelde vragen:

Stap 3. Bezorg het materiaal bij uw werknemers

Als u eenmaal een cursus heeft gemaakt dan hebt u iets nodig om die aan uw nieuwe werknemers te geven. De voor de hand liggende oplossing is een learning management system (LMS), dat ontworpen is om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Met een LMS zoals iSpring Learn kunt u snel een onboarding traject maken en toewijzen, en de cursussen instellen om aan uw nieuwe medewerkers te geven. Door activiteiten te gebruiken stimuleert u de nieuwe medewerker.

Een belangrijk voordeel is dat uw werknemers altijd en overal gemakkelijk online toegang hebben tot trainingen, en voor een aangepaste mobiele ervaring bevat het een eigen app waarmee zelfs offline toegang tot cursussen mogelijk is.

De mogelijkheden zijn eindeloos, en wanneer een LMS gecombineerd wordt met een authoring tool, dan biedt flexibiliteit om verbazingwekkende gemengde programma’s te maken.

Step 4. Evalueren en verbeteren

Het heeft geen zin om een geweldig onboarding programma op te zetten en uit te voeren als u niet bijhoudt hoe effectief het is. De eerste keer is niets perfect, maar door de metriek van uw LMS te gebruiken in combinatie met enquêtes en beoordelingen, kunt u beginnen te meten hoe effectief uw programma is en een proces van voortdurende verbetering implementeren.

De belangrijkste LMS statistieken die u wilt bijhouden van uw onboarding programma’s zijn het aantal geslaagde quizzen, het aantal voltooide cursussen en het voltooiingspercentage. Als u ze allemaal gebruikt, krijgt u een goed idee van hoe aantrekkelijk en hoe effectief uw programma is.

De conclusie

Dit was een diepgaande beschouwing van on-boarding van nieuwe werknemers, en wij hopen dat dit artikel nuttig voor u is om meer te weten te komen over wat onboarding is, en dat u een paar bruikbare ideeën heeft opgedaan om in uw eigen programma’s te gebruiken.

iSpring Learn

Snel LMS

voor uw bedrijfskritische projecten

Snel LMS voor uw bedrijfskritische projecten

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

iSpring Learn
Het LMS voor de onboarding van nieuwe medewerkers
Meer weten
 

Begin snel en gemakkelijk met het maken van online cursussen