Onboarding nieuwe medewerkers: Hoe pakt u het goed aan?

Nog maar enkele decennia geleden werd van nieuwe medewerkers verwacht dat ze voor lange tijd en soms zelfs levenslang bij hun nieuwe bedrijf zouden blijven. Vanwege dit paradigma bestonden traditionele onboarding- en oriëntatieprogramma’s voor nieuwe medewerkers voornamelijk uit een korte introductie tot het bedrijf, gevolgd door stapels formulieren en papierwerk om in te vullen. Klinkt niet echt inspirerend, toch?

De hedendaagse medewerker is vaak op zoek naar veel meer dan alleen een baan en is steeds vaker aan het jobhoppen, freelancen en neemt kortlopende contracten en zelfs minicarrières aan totdat hij of zij een goede baan heeft gevonden. Het is dan ook geen verrassing dat Gallup heeft ontdekt dat slechts 12% van de medewerkers vindt dat hun bedrijf het onboardingproces goed heeft aangepakt. 43% van de aanwervingsmanagers was het er zelfs mee eens dat “tijd en geld worden verspild door ineffectieve onboardingprocessen”.

Onboarding van nieuwe medewerkers is dus niet zomaar een esoterisch probleem. Bedrijven die slechte onboardingprocessen gebruiken, verliezen echt geld.

In dit artikel gaan we in op verschillende aspecten van onboarding:

• Wat onboarding van nieuwe medewerkers is
• Onboarding checklist voor nieuwe medewerkers
• Over hoe het inwerkproces te implementeren
• Veel voorkomende onboarding-uitdagingen overwinnen
• Beste onboarding software-oplossingen

Wat is de betekenis van onboarding voor nieuwe medewerkers?

Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden ingewerkt in het bedrijf. Het omvat activiteiten die hen in staat stellen de nodige kennis, vaardigheden en gedragingen te verwerven om effectieve leden van de organisatie te worden.

Wat moet er worden opgenomen in de onboarding van nieuwe medewerkers? Er is geen eenduidige consensus en het verschilt per organisatie en per einddoel. Maar Dr. Talya Bauer van de SHRM identificeerde de vier C’s die een succesvol inwerkprogramma moet bevatten. Ze staan voor:

• Compliance – nieuwe medewerkers de basisbeleidsregels van het bedrijf bijbrengen.
• Clarification (Verduidelijking) – ervoor zorgen dat medewerkers zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden en hoe ze hun rol correct kunnen vervullen.
• Cultuur – heeft betrekking op de formele en informele normen van de organisatie.
• Connection (Verbinding) – staat voor relaties met collega’s en het gevoel deel uit te maken van het team.

Het onboardingsproces kan enkele weken of langer duren. Veel onboardingspecialisten zijn het er echter over eens dat de aanpassingsperiode minstens drie maanden moet duren. Een periode van negentig dagen wordt beschouwd als het absolute minimum voor nieuwe medewerkers om te wennen aan hun rol, zich mentaal voor te bereiden op hun verantwoordelijkheden, zich gewaardeerd en ondersteund te voelen en de kennis en vaardigheden te verwerven die nodig zijn om te slagen. Het verlengde inwerkproces kan ook de tijd verkorten die de medewerker nodig heeft om zijn volledige productiviteit te bereiken en de ROI voor de organisatie verhogen.

iSpring LMS

Ontdek het krachtige, schaalbare LMS dat wordt vertrouwd door teams over de hele wereld, met 24/7 ondersteuning.

Gratis Proberen Meer info→

Onboarding checklist voor nieuwe medewerkers

Een goede onboarding begint ruim vóór de eerste werkdag en loopt door tot ver daarna. Gebruik onderstaande checklist als leidraad en pas die aan op uw organisatie, afdeling en de specifieke functie. De checklist volgt de vier fasen van een onboardingtraject, van voorbereiding tot de eerste negentig dagen.

Vóór de eerste werkdag (preboarding)

• Stuur een warm welkomstbericht met praktische info: starttijd, locatie of inloglink, en het programma van de eerste dag.
• Regel de arbeidsovereenkomst en alle administratieve en juridische documenten.
• Zet de werkplek, laptop, telefoon en benodigde accounts en toegangsrechten klaar.
• Wijs een buddy of mentor toe en informeer het team over de komst van de nieuwe collega.
• Plan de eerste kennismakingen en introductiesessies in de agenda.

De eerste werkdag

• Zorg voor een persoonlijk welkom en een rondleiding (fysiek of digitaal).
• Stel de nieuwe medewerker voor aan het team en de buddy.
• Geef een introductie tot de organisatie: missie, waarden en bedrijfscultuur.
• Loop de praktische zaken door: systemen, tools, inloggegevens en huisregels.
• Geef een helder overzicht van de rol, taken en verwachtingen voor de eerste periode.

De eerste week

• Start met de functiespecifieke training en de eerste cursussen of leerpaden.
• Plan een kennismaking met belangrijke collega’s en afdelingen.
• Stel samen concrete, haalbare doelen voor de eerste weken op.
• Zorg voor een eerste informele check-in met de leidinggevende en de buddy.

De eerste 30, 60 en 90 dagen

• Houd regelmatige voortgangsgesprekken en geef tijdig feedback.
• Stel doelen op voor dag 30, 60 en 90 en bespreek de voortgang.
• Bied verdiepende training en ontwikkelmogelijkheden aan die bij de rol passen.
• Vraag de nieuwe medewerker om feedback op het onboardingproces zelf.
• Evalueer na 90 dagen of de medewerker zich thuis voelt, productief is en de rol helder heeft.

Een gestructureerde checklist zorgt ervoor dat u niets over het hoofd ziet, maar de kracht van onboarding zit in de uitvoering: persoonlijke aandacht, duidelijke communicatie en regelmatige check-ins maken het verschil. Met een LMS zoals iSpring LMS kunt u de terugkerende onderdelen — cursussen toewijzen, herinneringen sturen en voortgang volgen — automatiseren, zodat u tijd overhoudt voor het menselijke deel van het inwerkproces.

Hoe bouwt u het onboardingproces op in 4 stappen

Training is een belangrijk onderdeel van het onboardingproces en legt de basis voor alles wat de medewerker gedurende zijn of haar loopbaan binnen uw organisatie leert. Laten we eens kijken hoe u nieuwe medewerkers online traint.

De volgende module laat zien hoe het bedrijf over een aantal jaren is gegroeid:

En deze geeft nieuwe medewerkers antwoorden op veelgestelde vragen:

Stap 3. Lever de inhoud aan uw medewerkers

Als u eenmaal een cursus hebt gemaakt, hebt u een manier nodig om deze aan uw nieuwe medewerkers aan te bieden. De voor de hand liggende oplossing is een Learning Management System (LMS), dat ontworpen is om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Met een LMS zoals iSpring LMS kunt u snel een onboardingprogramma maken en toewijzen en de cursussen zo instellen dat ze aan uw nieuwe medewerkers kunnen worden gegeven.

Een groot voordeel is dat uw medewerkers altijd en overal eenvoudig online toegang hebben tot trainingen. Voor een aangepaste mobiele ervaring is er een native app die zelfs offline toegang tot cursussen mogelijk maakt.

De mogelijkheden zijn eindeloos en als u een LMS combineert met een authoring tool, krijgt u echt de flexibiliteit om verbazingwekkende gecombineerde programma’s te maken.

Stap 4. Evalueren en verbeteren

Het heeft geen zin om een goed onboardingprogramma te maken en uit te voeren als u niet bijhoudt hoe effectief het is. Niets is de eerste keer perfect, maar door de statistieken van uw LMS te gebruiken in combinatie met enquêtes en evaluaties, kunt u beginnen te meten hoe effectief uw programma is en een proces van voortdurende verbetering implementeren.

De belangrijkste LMS statistieken van uw inwerkprogramma’s zijn de slagingspercentages van de testen, de voltooiingspercentages van de cursussen en de voltooiingspercentages. Als u ze allemaal gebruikt, krijgt u een goed idee van hoe boeiend en hoe effectief uw programma is.

Uitdagingen bij onboarding en hoe deze aan te pakken

Laten we nu eens kijken naar een aantal veelvoorkomende uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen bij het onboardingsproces van medewerkers en hoe u deze het hoofd kunt bieden.

Uitdaging 1: de rol van de nieuwe medewerker definiëren

Een oriëntatieprogramma is een belangrijk onderdeel van een effectieve inwerkperiode, maar als u nieuwe medewerkers een realistisch inzicht geeft in hun rol, kunnen ze zich snel en vol vertrouwen aanpassen.

Wanneer het onboardingproces van een nieuwe medewerker van start gaat, moet de medewerker een duidelijk overzicht krijgen van wat er van hen wordt verwacht en hoe ze die doelen moeten bereiken. Ze moeten ook een datum krijgen waarop ze die doelen moeten hebben bereikt.

Uitdaging 2: hun manager erbij betrekken

Zonder een manager die effectief met nieuwe medewerkers kan omgaan, is het voor de medewerker moeilijk om wat hij of zij tijdens het inwerkprogramma heeft geleerd in de praktijk te brengen. Dat kan specifiek betekenen wat er van hen wordt verwacht en wat ze van het bedrijf verwachten. Het verloop van nieuwe aanwervingen kan een aanzienlijke kostenpost zijn, met veel negatieve gevolgen voor de productiviteit en HR.

Om dit te beperken, moeten managers een integraal onderdeel zijn van het inwerkproces en regelmatig feedbackgesprekken voeren met nieuwe medewerkers tijdens de eerste paar maanden dat ze in dienst zijn om informatie over het bedrijf, de rol en de cultuur te delen en hen te helpen wanneer dat nodig is.

Uitdaging 3: aanpassen aan een nieuwe bedrijfscultuur

Soms falen nieuwe medewerkers in hun nieuwe organisatie vanwege een slechte culturele aansluiting. Organisatiecultuur is een complex onderwerp op zich, maar het belangrijkste punt hier is dat het een strategie vereist die ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers leren over de cultuur en de geschiedenis van het bedrijf, en hoe dit speelt in de dagelijkse werking van de organisatie.

Hoe pakt u dat aan? Het is van cruciaal belang dat de medewerker zich emotioneel verbonden voelt met de organisatie. Het inwerkproces kan worden gezien als een eerste teambuildingoefening. Het gewenste resultaat is dat nieuwe medewerkers zo efficiënt mogelijk een band opbouwen met hun collega’s. Door het onboardingproces persoonlijk te maken, kunnen nieuwe medewerkers niet alleen begrijpen wat de bedrijfscultuur is, maar ook hoe ze erin en in hun team passen.

De 5 beste platforms voor onboarding van nieuwe medewerkers

Met moderne technologie is het eenvoudig om onboarding te digitaliseren en zo het proces te stroomlijnen en de HR-afdeling te ontlasten. Hier zijn de vijf beste softwareoplossingen voor onboarding die zeker het uitproberen waard zijn.

1. iSpring LMS

We noemden dit platform al toen we het hadden over het leveren van trainingsinhoud aan medewerkers. Maar naast het opslaan en distribueren van content, heeft het nog veel meer mogelijkheden die tijd besparen en nieuwe medewerkers direct een uitstekende ervaring bieden.

Met iSpring LMS kunt u het inwerkproces volledig op de automatische piloot laten verlopen. U hoeft slechts één keer een introductieprogramma te maken en dit aan al uw nieuwkomers toe te wijzen. Het platform schrijft medewerkers automatisch in voor cursussen, stuurt herinneringen om ze op koers te houden en verzamelt rapporten over de voortgang en resultaten van de cursisten, die vervolgens onmiddellijk naar u worden gemaild door het LMS. Met iSpring LMS kunt u ervoor zorgen dat elke stap van het inwerkproces nauwkeurig en consistent wordt uitgevoerd.

2. Freshteam

Freshteam is een efficiënt hulpmiddel dat is ontworpen om het wervingsproces te vereenvoudigen en elke nieuwe medewerker een persoonlijke ervaring te bieden.

Hiermee kunt u beginnen met het inwerken van nieuwe medewerkers zodra een aanbod is geaccepteerd. U kunt online te ondertekenen documenten versturen en alle formulieren en formaliteiten voor de eerste dag afhandelen. U kunt ook samenwerken met uw HR-team, IT-specialisten en de manager om ervoor te zorgen dat alle vereisten zijn vervuld voor de nieuwe medewerker, zodat de eerste dag soepel verloopt.

3. Enboarder

Enboarder is een online platform dat bedrijven helpt bij het optimaliseren van preboarding, onboarding, reboarding en offboarding workflows. De onboarding software is gebouwd rond het creëren van menselijke connecties en het klaarstomen van nieuwe medewerkers voor succes.

Gebruikers kunnen virtuele ruimtes creëren voor nieuwe medewerkers en hun teams om kennis te maken en een band op te bouwen met behulp van introductievideo’s, koffie-bijeenkomsten en een buddysysteem. De tool biedt ook onboarding checklists om ervoor te zorgen dat geen enkel belangrijk item over het hoofd wordt gezien en ingebouwde coaching voor HR-professionals om ervoor te zorgen dat ze nieuwe medewerkers effectief begeleiden naar succes.

4. Monday.com

Monday.com is projectmanagementsoftware die ook robuuste functies bevat voor onboarding van nieuwe medewerkers. Het is perfect voor het creëren van collaboratieve onboarding workflows die het sollicitatie- en aannameproces schetsen, gebruikers op de hoogte houden van ontwikkelingen en volgende stappen, en opmerkingen en taakopdrachten toestaan.

De software biedt een inwerksjabloon, zodat u meteen aan de slag kunt. U hoeft alleen maar de workflows aan te passen aan uw project.

5. Deel

Deel is een wereldwijd HR-platform waarmee u een naadloze onboarding kunt bieden voor alle medewerkers, ongeacht hun locatie. U kunt eenvoudig personeelsgegevens beheren, workflows automatiseren om handmatige werkzaamheden te verminderen en lokale secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie instellen.

Deel houdt automatisch alle documenten en formulieren bij die moeten worden ingevuld en stelt gebruikers in staat om alle documenten veilig te ondertekenen en op te slaan. Ook kunt u unieke workflows instellen voor elke afdeling en locatie en automatisch taken aan hen toewijzen.

Veelgestelde vragen

Hier vindt u de meest gestelde vragen over onboarding.

Wat is het verschil tussen onboarding en inductie?

Inductie duurt meestal één of enkele dagen. Onboarding kan beginnen voor de eerste dag van een medewerker en weken of maanden in beslag nemen. Inducties kunnen gericht zijn op zogenaamde “tick-box” taken zoals het papierwerk van nieuwe medewerkers en compliance training. Onboarding is een langetermijnproces dat erop gericht is mensen te helpen integreren in een bedrijf en snel een productief lid te worden.

Wie moet verantwoordelijk zijn voor het onboardingproces?

In veel bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor onboarding bij HR. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan het gaan om één persoon, een team van mensen of zelfs een grote afdeling verspreid over meerdere locaties. In grotere bedrijven heeft de HR-afdeling vaak aparte rollen voor recruiting en L&D.

Hoe lang moet onboarding duren?

Veel HR-professionals zijn het erover eens dat onboarding minstens drie maanden moet duren. Maar dit is niet de norm. Het belangrijkste is dat het onboardingproces wordt afgestemd op de behoeften van het bedrijf en de medewerkers.

Is het mogelijk om medewerkers op afstand in te werken?

Natuurlijk. Dit is een grotere uitdaging dan wanneer u het op locatie doet, maar er zijn een aantal goede manieren om uw medewerkers op afstand te helpen wennen aan hun nieuwe omgeving en snel effectief te worden. Bekijk dit artikel over hoe u uw nieuwe medewerkers online inwerkt.

Wat hoort er in een onboarding checklist?

Een complete onboarding checklist combineert praktische, administratieve en sociale elementen: het regelen van werkplek, accounts en documenten vóór de eerste dag, een warm welkom en rondleiding op dag één, functiespecifieke training in de eerste week, en regelmatige voortgangs- en feedbackgesprekken in de eerste negentig dagen. Hierboven vindt u een volledige checklist per fase.

Wat is het verschil tussen preboarding en onboarding?

Preboarding is de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. In die fase regelt u praktische zaken en houdt u contact met de nieuwe medewerker, zodat hij of zij zich al welkom voelt. Onboarding is het bredere proces dat daarna volgt en weken tot maanden kan duren.

Hoe werkt u nieuwe medewerkers op afstand in?

Onboarding op afstand vraagt om extra aandacht voor verbinding en communicatie. Zorg voor een digitaal welkom, een buddy die online bereikbaar is, en duidelijke afspraken over tools en bereikbaarheid. Een LMS helpt om trainingen, documenten en voortgang centraal en op elk moment toegankelijk te maken, ongeacht waar de medewerker werkt.

Slotopmerkingen

We hopen dat deze diepgaande kijk op onboarding van nieuwe medewerkers u een aantal bruikbare ideeën heeft opgeleverd voor uw eigen programma’s.

Wilt u meer informatie over hoe u het onboardingproces kunt stroomlijnen met iSpring LMS en het LMS in actie zien? Meld u dan aan voor een gratis demo.

En als u boeiende online cursussen wilt maken, kunt u iSpring Suite uitproberen met een volledig uitgeruste 14-daagse proefperiode.