Wanneer een nieuwe medewerker bij uw organisatie begint is het normaal dat u ze gaat begeleiden aan de hand van een inwerkprogramma, soms ook wel introductieprogramma genoemd. Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers de vaardigheden, kennis en handelingen verwerven om een effectieve bijdrage te leveren aan een organisatie. Maar wat is het doel van een inwerkprogramma?
Een inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker is bedoeld om mensen die pas zijn aangenomen of van binnenuit zijn overgeplaatst, te laten wennen aan een nieuwe functie. Een inwerkprogramma wordt doorgaans beheerd door de afdelingen training en/of personeelszaken van een organisatie.
Onboarding wordt soms verward met “oriëntatie”, een afzonderlijke informerende actie rond een specifieke gebeurtenis. Trainingsafdelingen nemen niet noodzakelijkerwijs deel aan oriëntatieactiviteiten.
Sommige organisaties zien een dubbelrol voor hun inwerkprogramma: nieuwe werknemers voorbereiden om snel productief te worden en hun eerste kritische impressies van het bedrijf waar zij zich net hebben aangesloten vormgeven. Deze laatste doelstelling komt vaker voor in competitieve sectoren waar het moeilijk is om toptalent aan te trekken en te behouden. Een inwerkschema kan helpen structuur te geven.
Een inwerkprogramma en de bepaalde informatie kan per organisatie sterk verschillen. Met meer oppervlakkige programma’s wordt fundamentele informatie verstrekt over specifieke functievereisten, de werkomgeving, de bedrijfscultuur en mogelijk de competitieve positie van het bedrijf op de markt.
Met een meer uitgebreid inwerkprogramma kunnen sociale en bedrijfsgerelateerde activiteiten worden ingezet om nieuwe medewerkers te betrekken bij en in contact te brengen met specifieke doelstellingen van de onderneming. Zij kunnen ook beoordelingen en evaluaties, workshops, officiële cursussen en informele coaching omvatten. Maar ze zijn niet bedoeld om professionele vaardigheden en kennis te verbeteren waarover de persoon naar verwachting al beschikt.
Inwerkprogramma: Een voorbeeld waarom het zo belangrijk is
Hoewel de COVID-19 pandemie een piek in de werkloosheid heeft veroorzaakt, ervaren organisaties zoals online detailhandelaren, verzendbedrijven en communicatiebedrijven het tegenovergestelde probleem. Zij hebben nieuwe medewerkers nodig, en wel nu.
Een snelle groei van het aantal medewerkers is prima, maar het onboarding proces kan zelfs bij de beste bedrijven problemen opleveren, vooral als u en uw team in tijden van crisis al overbelast zijn. Het gebeurt maar al te vaak dat managers uit wanhoop slecht voorbereide medewerkers of ongeschikte medewerkers aannemen. Dan gooien ze de medewerkers in het diepe zonder genoeg informatie en verwachten dat ze zich op magische wijze kunnen aanpassen, of ze doen al het werk zelf. Beide opties zijn voor beide partijen slecht.
Ondanks deze uitdagingen is een goede onboarding van cruciaal belang voor het succes van een bedrijf op lange termijn. Een goed onboarding proces kan leiden tot een hogere retentie en meer productiviteit. Voor een effectief en succesvol inwerkprogramma moet u uw nieuwe medewerkers het volledige eerste jaar proactief begeleiden. Voortdurend van informatie voorzien. Een succesvolle onboarding strategie vermindert het verloop en verhoogt de betrokkenheid van uw medewerkers, die beide van invloed zijn op de tevredenheid van uw klanten en uw resultaat. Hier kennen we drie belangrijke onderdelen:
Medewerkers moeten vanaf de eerste werkdag worden ondergedompeld in uw cultuur
Hoe dompelt u medewerkers onder in uw cultuur vanaf de allereeste werkdag? Een goede manier is om de visie, missie en kernwaarden van het bedrijf met hen te delen. Wanneer een medewerker het doel achter het bedrijf begrijpt (visie), hoe het bedrijf dat doel denkt te bereiken (missie), en de leidende reeks overtuigingen en gedragingen die het bedrijf zullen helpen zijn doel te bereiken (kernwaarden), kan de medewerker zijn of haar eigen overtuigingen en gedragingen afstemmen op die van het bedrijf en zien hoe die niet alleen aansluiten bij de waarden, maar ook bijdragen tot het algemene doel van het bedrijf.
Medewerkers moeten begrijpen hoe zij succesvol kunnen zijn in hun nieuwe rol en hoe succes wordt gemeten
Vanaf werkdag één moeten medewerkers weten wat een succesvolle medewerker bij uw organisatie doet. Zoek toonaangevende medewerkers als mentor en spreek met de nieuwe teamleden om hen te laten zien hoe succes er in uw bedrijf uitziet. Stel kortetermijndoelstellingen vast die uw nieuwe medewerkers moeten halen; evalueer ze en geef echte, bruikbare feedback over wat ze wel en niet goed hebben gedaan bij het halen van die doelstellingen.
Geef nieuwe medewerkers de mogelijkheid om zelfstandig te denken en biedt de beste manier om zelfstandig beslissingen te nemen in uw bedrijf. Dit zal niet alleen uw medewerkers vanaf het begin betrekken, maar ook bijdragen tot een innovatiecultuur en continue verbetering.
Medewerkers moeten regelmatig worden begeleid
Dit kan en moet langer duren dan het eerste jaar. Bij een goed inwerkschema doet goed voorbeeld natuurlijk goed volgen Wanneer een medewerker voor het eerst begint, moet zijn/haar directe leidinggevende hem/haar binnen de eerste paar dagen ontmoeten, en daarna elke week een een-op-een gesprek.
Zoals eerder gezegd, helpt het opzetten van een soort buddy- of mentor programma nieuwe medewerkers om andere mensen op hun afdeling of in het bedrijf te leren kennen. Dit helpt ook bij het onderdompelen in de cultuur en het verstrekken van informatie.
iSpring Learn LMS
Implementeer snel en eenvoudig een effectief inwerkprogramma met iSpring Learn LMS.
Een origineel inwerkprogramma voorbeeld – hoe begint u?
Het ontwikkelen van een inwerkprogramma kan een behoorlijke uitdaging zijn. U heeft waarschijnlijk heel veel informatie die u wilt vermelden. Wat gaat u zelf doen en wat kunt u aan een mentor uitbesteden? U behandelt niet alleen de basis die relevant is voor uw organisatie en elke rol daarin, maar u moet ook rekening houden met de beginselen van instructief ontwerp. Dat betekent:
- Uw materiaal en training toetsen aan uw doelstellingen voor het programma;
- Een aantrekkelijk inwerkprogramma creëren;
- Ervoor zorgen dat uw onboarding bevorderlijk is voor het behouden van kennis.
Het goede nieuws is dat er een methode is die u kunt volgen. Zo krijgt u antwoord op de vraag: Wat staat er in een inwerkprogramma? Zo kan een eventuele mentor de nieuwe medewerker ook welkom heten of een goede rondleiding geven op de werkplek wanneer de nieuwe medewerker voor het eerst in dienst treedt tijdens de eerste werkweek.
Of u het nu alleen doet of samenwerkt met een leverancier van trainingsoplossingen, u kunt deze stappen nemen om een effectief inwerkprogramma voor medewerkers op te zetten:
Programmadoelstellingen bepalen
Eerst moet u uw programmadoelstellingen bepalen. Daarvoor moet u wellicht een behoeftenanalyse uitvoeren. Voor de functiespecifieke training hebt u waarschijnlijk de hulp nodig van een vakspecialist (SME). Dat kan de aanwervingsmanager zijn of iemand die weet welke kennis een nieuwe werknemer nodig heeft. Onboarding training moet nieuwe medewerkers voorbereiden op het uitvoeren van kerntaken, waarbij meer geavanceerde verantwoordelijkheden voor later worden overgelaten.
Het opstellen en volgen van een onboarding checklist kan van grote waarde zijn wanneer nieuwe medewerkers aan een team worden toegevoegd. Dit soort checklist kan leidinggevenden, HR-medewerkers en nieuwe medewerkers helpen om tijdens het inwerkproces goed georganiseerd te blijven. Als u meer weet over de stappen en strategieën voor het maken van een onboarding-checklist, kunt u een checklist opstellen waar zowel de nieuwe medewerker als het bedrijf als zodanig veel baat bij heeft. In een goed inwerkprogramma moet u bij het volgende stilstaan:
Beoordeel de behoeften van de rol
Bepaal, voordat u aan uw inwerkprogramma begint, of uw bedrijf al bepaalde vereisten heeft voor de rol. Praat met degenen die momenteel de rol vervullen en al bij u in dienst zijn, indien beschikbaar, en stel hen basisvragen over hun inwerkprogramma, zoals de informatie die zij tijdens hun eerste paar weken ontvingen. Wat hadden ze nodig tijdens hun eerste werkweek? Wat verwachten ze van hun werkplek? Hoe worden ze graag welkom geheten? Als de functie bij uw bedrijf nog niet bestaat, onderzoek dan vacatures om te zien welke vaardigheden en kwalificaties andere bedrijven voor de functie hebben vermeld.
Verdeel het inwerkprogramma in delen
Met het oog op meer efficiëntie en organisatie verdeelt u uw inwerkprogramma in verschillende secties voor elke fase van het inwerkproces. U zult merken dat de vereiste onderdelen variëren, afhankelijk van de functie en het exacte inwerkproces dat uw bedrijf volgt. Het opstellen van doelen voor de eerste dag, week en maand is een goed begin bij het maken van dit soort inwerkprogramma.
Maak een checklist met punten voorafgaand aan de indiensttreding
In het eerste deel van uw onboarding inwerkprogramma neemt u taken op die verband houden met de indiensttreding. De taken die u vóór de indiensttreding op uw checklist moet zetten, kunnen variëren per bedrijfstak en functie van de nieuwe medewerker. Hiermee kan een mentor bijvoorbeeld rekening houden bij de eerste rondleiding van de werkplek.
Bepaal de taken voor hun eerste werkdag
Maak het volgende deel van het inwerkprogramma wat betrekking heeft aan de eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Hoe gaat u er voor zorgen dat gelijk de eerste werkdag ook gelijk positief is? Zoals u weet: we hebben slechts een keer de kans om een eerste indruk te maken.
Wijs verantwoordelijkheden aan voor hun eerste week
Maak een onderdeel van inwerkprogramma voor de eerste week van de nieuwe werknemer. Ook hier zijn de onderdelen vaak afhankelijk van de rol en ervaring van de medewerker.
Neem na de eerste maand contact met hen op
Plan tegen het einde van de eerste maand een evaluatiegesprek. Gebruik deze om eventuele vragen van de medewerker te bespreken. Geef indien nodig constructieve feedback over hoe ze hun werk beter kunnen doen en hun doelen kunnen halen of overtreffen. Bespreek doelstellingen op lange termijn met de medewerker, en stel verwachtingen op over waar zij in het bedrijf passen of waar u hen wilt hebben. Dit helpt hen zich zekerder te voelen in hun nieuwe rol en stelt hen in staat de bedrijfsdoelstellingen beter te begrijpen.
Het is vooral belangrijk om de nieuwe medewerker aan te moedigen tot interactie met het team. Organiseer teambuilding activiteiten, zowel binnen als buiten de werkruimte. Spreek bijvoorbeeld af dat het team gaat lunchen in een restaurant of een leuk restaurant. Geef teamleden de kans om met de nieuwe medewerker om te gaan in een ongedwongen sfeer. Als ze elkaar leren kennen, werken ze misschien ook beter samen.
Maak een inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker en voor beginners
Een stappenplan voor het maken van een goed onboarding proces is natuurlijk voor elk bedrijf weer anders. Een inwerkschema maken is dan ook niet altijd even gemakkelijk, maar er zijn wel een aantal punten waar u zich aan vast kan houden. Deze kunnen u helpen uw inwerkprocedure beter vorm te geven.
Tip #1 – Het werkplekmodel weerspiegelen in het proces
Als uw bedrijf bijvoorbeeld voor een hybride model heeft gekozen, moet dat tot uiting komen in het inwerkproces. Een combinatie van persoonlijke en virtuele gesprekken geeft nieuwe medewerkers een goed beeld van de werkplek en een kans om collega’s persoonlijk te ontmoeten. Ze kunnen ze gemakkelijk welkom worden geheten. Bovendien krijgen de managers zo de kans om het hybride model van het bedrijf te verduidelijken en de verwachtingen van de medewerkers te communiceren. Het moet ook een moment zijn om de bedrijfscultuur en -waarden vast te stellen.
Tip #2 – Neem wekelijkse schema’s op in uw plan
Schrijf een inwerkplan voor 90 dagen met wekelijkse routines, met duidelijk omschreven verwachtingen en belangrijke leerpunten voor de eerste 30 dagen, en vervolgens specifieke groeidoelstellingen voor de volgende 60 dagen. Zo weet uw team hoe het de training moet aanpakken en hoe het een nieuwe medewerker moet ondersteunen bij de aanpassing aan zijn nieuwe rol.
Om dit alles te beheren, biedt iSpring Learn een agendafunctie: via één scherm is het mogelijk om alle geplande opleidingsactiviteiten te zien, zodat u geen Excel-sheets hoeft te gebruiken om de opleidingen en wie ze verzorgt bij te houden.
Tip #3 – Pas onboarding aan voor elke nieuwe medewerker
Elke nieuwe medewerker wordt gekozen om wat hij of zij te bieden heeft op de werkplek. Toch moeten zij de context beter begrijpen om waarde te kunnen creëren. Dit is waar een effectief inwerkplan ongelooflijk nuttig is. Naast de algemene organisatorische oriëntatie moet een manager of mentor het inwerkplan aanpassen aan elke nieuwe medewerker, met verplichte literatuur en geplande momenten voor een rondleiding of andere mensen op de werkplek te ontmoeten.
Tip #4 – Een standaardprocedure opstellen
Onboarding is vaak een tijdrovend en frustrerend proces. Om dit tegen te gaan, kunt u een standaardprocedure voor nieuwe medewerkers opstellen. Deze bestaat uit instructievideo’s, informatieve documenten en een checklist, die nieuwe teamleden onderweg kunnen afvinken. Dit heeft de tijd die nodig is om mensen in te werken aanzienlijk verminderd, en het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller productief zijn en mee kunnen draaien na hun eerste werkweek.
Wie zich bezighoudt met opleidingsbeheer kan profiteren van een hele reeks geavanceerde rapportagefuncties: het is mogelijk om de voortgang van de individuele werknemer, maar ook van de hele groep te volgen. Met iSpring Learn kunt u de voltooiingspercentages van trainingen bekijken, feedback van gebruikers ontvangen en alle gegevens krijgen die u nodig hebt om uw lessen te verbeteren.
Tip #5 – Dek alles af met een robuust LMS systeem
Te vaak worden inwerkprocessen lukraak bij elkaar gegooid, waardoor een nieuwe medewerker op zoek gaat naar antwoorden. Als u effectief wilt zijn bij het inwerken, moet u een robuust LMS systeem opzetten dat alles omvat. Dit kan een 90-dagen proces zijn dat helpt bij de integratie in uw bedrijf. Na een jaar kunt u een vervolgprogramma opzetten dat dient als opvolging. Om ervoor te zorgen dat u zeker weet dat alles is afgedekt kiest u bijvoorbeeld voor een programma als iSpring Learn. Hier kunt u alle benodigde materialen uploaden en het onboardingproces volgen. U kunt deze ook 30 dagen zelf gratis uitproberen.
De conclusie over het inzetten van een inwerkprogramma
Uiteindelijk moet elke nieuwe medewerker, ongeacht het functieniveau, weten hoe ze bij uw organisatie succesvol kunnen zijn. Door hen de tools en inzichten te geven die zij nodig hebben om te slagen, kunt u de leercurve vanaf het begin verminderen.
Een goed inwerkprogramma zorgt ervoor dat uw nieuwe medewerkers een goede basis en houvast hebben, zodat zij vol vertrouwen aan de slag kunnen in de eerste dagen van hun nieuwe dienstverband.
Een succesvol inwerkprogramma kan het verschil betekenen tussen een team van productieve medewerkers die bij uw organisatie blijven en medewerkers die snel weer vertrekken omdat zij geen steun ervaren.
Nu u precies weet waarom een inwerkprogramma zo belangrijk is kunt er zelf eentje opzetten. Zorg er echter voor dat u daar niet probeert het wiel opnieuw uit te vinden. Bijvoorbeeld door direct in te loggen op uw iSpring Learn account. U kunt uw eigen gemaakte materialen uploaden naar iSpring Learn LMS om zo interessant materiaal te maken voor een nieuwe medewerker. U kunt het nu zelf 30 dagen gratis proberen om zelf eens te ervaren hoe gemakkelijk het is om een inwerkprogramma op te zetten.
