LMS-implementatie: een 10-stappenplan voor succes

Als u overweegt om een leermanagementsysteem te implementeren voor de opleiding van medewerkers, moet u met veel dingen rekening houden: wie gaat de SCORM-cursussen maken, het LMS-platform beheren, waarmee moet u beginnen, hoe lang zal het hele proces duren, enz.

Om het u wat makkelijker te maken, hebben we Michael Keller, een ervaren L&D manager bij iSpring, geïnterviewd over alle do’s en don’ts voor een succesvolle LMS-implementatie. Bekijk dit artikel en ontdek welke stappen u moet nemen voor een geslaagde implementatie.

Wat is een LMS?

LMS’en zijn veelzijdig en kunnen worden gebruikt in verschillende omgevingen, waaronder bedrijven (MKB en grote ondernemingen), scholen, universiteiten, bedrijven en andere organisaties die gestructureerde leerervaringen willen aanbieden.

Wat is LMS-implementatie?

Dit proces is erop gericht om ervoor te zorgen dat het LMS-platform de trainingsdoelen van de organisatie effectief ondersteunt en omvat verschillende stappen die we verder zullen bespreken.

Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom organisaties een LMS implementeren:

• Gestroomlijnde onboarding. Een LMS automatiseert en stroomlijnt het leerproces, bespaart tijd voor zowel managers als nieuwe medewerkers en zorgt tegelijkertijd voor een gestructureerde en uitgebreide trainingservaring in hun eigen tempo en een hoge betrokkenheid van de leerlingen.
• Gecentraliseerde kennishub. Een LMS dient als opslagplaats voor best practices binnen het bedrijf en zorgt ervoor dat waardevolle kennis binnen de organisatie blijft, waardoor continu leren en verbeteren makkelijker worden.
• Voortdurende verbetering van het HR-merk. De implementatie van een robuust LMS versterkt het HR-merk van het bedrijf, creëert een positieve indruk bij nieuwe medewerkers en bevordert een productief en gewaardeerd personeelsbestand.
• Nauwkeurige beoordeling van vaardigheden en kennis. Met een LMS kunnen zowel kennis als soft skills op verschillende manieren worden beoordeeld, waardoor gerichte ontwikkelingsactiviteiten voor het verbeteren van de competenties van medewerkers mogelijk worden.

10 stappen naar een succesvolle LMS-implementatie in uw bedrijf

Deze handleiding is ontwikkeld voor L&D managers of andere specialisten die verantwoordelijk zijn voor het hele trainingstraject, van begin tot eind.

Als u een projectmanager bent die een LMS-implementatieprojectplan met geschatte tijdlijnen moet ontwikkelen, kunt u meteen naar Stap 3 gaan. 

Stap 1. Stel samen met belanghebbenden trainingsdoelen op

Geschatte tijd: 2 dagen

Bepaal precies waarom u een LMS implementeert. Welke resultaten verwachten belanghebbenden van training? Algemene antwoorden als “de verkoop verhogen” of “de kwalificaties van medewerkers verbeteren” volstaan niet.

Vraag afdelingsmanagers en leidinggevenden precies welke bedrijfsgegevens u met de training probeert te verbeteren en hoeveel. Een trainingsdoel voor een detailhandelsbedrijf kan bijvoorbeeld zijn “20% meer artikelen verkopen”.

Stap 2. Bepaal de opleidingsbehoeften

Geschatte tijd: 1-2 weken

Leerlingen en hun leidinggevenden zijn ook belanghebbenden. Maar samen met hen bepaalt u de opleidingsbehoeften in plaats van de leerdoelen en -doelstellingen. Praat met uw toekomstige leerlingen. Vraag hen welke kennis en vaardigheden ze momenteel missen. Doe dit op een informele manier, want een formele enquête zal waarschijnlijk verkeerde opleidingsbehoeften opleveren – medewerkers kunnen bang zijn dat ze ontslagen of berispt zullen worden als ze toegeven dat ze iets niet weten. Voer dus een eerlijk gesprek met hen en identificeer de opleidingsbehoeften.

Een kassamedewerker kan bijvoorbeeld zeggen dat hij niet weet hoe hij artikelen moet presenteren zodat iemand ze koopt. Of ze kunnen zeggen dat ze niet inzien waarom ze deze artikelen aan klanten moeten aanbieden. Ze kunnen bijvoorbeeld zeggen: “Als ze een chocoladereep willen, kopen ze wel een chocoladereep. Ik irriteer ze alleen maar als ik ze iets aanbiedt wat ze niet willen.”

Begrijpt u hoe verschillend uw trainingsbehoeften zijn op basis van deze twee antwoorden? In het eerste geval kunt u iemand een rollenspelsimulatie aanbieden waarin diegene verkooptechnieken kan leren en oefenen. In het tweede geval moet u een cursus geven over klantenpsychologie of over de invloed van verkopen op het salaris van deze persoon.

Als u geen feedback van gebruikers verzamelt, zult u nooit zeker weten wat ze precies moeten leren om de bedrijfsdoelen te bereiken. Dus ja, dit kan wat tijd kosten, maar het is zeker de moeite waard en moet gedaan worden.

Stap 3. Stel een LMS-implementatieplan en tijdlijn op

Geschatte tijd: 2 dagen

Het is altijd een goed idee om een plan te hebben – vooral als het management twijfels heeft over uw trainingsproject en u nauwlettend in de gaten houdt. Een illustratief LMS-implementatieplan met tijdlijnen zal hen een algemeen idee geven van de fasen en de duur van een project.

Stap 4. Wijs rollen toe aan de leden van uw implementatieteam

Geschatte tijd: 2 dagen

Veel mensen raden aan om het LMS-implementatieproces te beginnen met het samenstellen van een uitgebreid implementatieteam. Michael Keller stelt dat dit niet verstandig is. Vaker moet één persoon het meeste werk doen vanwege de grootte en het budget van een bedrijf. En zelfs als er een team is, bestaat dit meestal uit mensen die al in het bedrijf werken en niet gespecialiseerd zijn in online training.

Daarom is het advies om een e-learning-specialist of een instructieontwerper in de arm te nemen een beetje idealistisch. Als u geen duizenden euro’s in uw opleidingsbudget hebt, bereid u er dan op voor om het LMS zelf te lanceren.

Dit zijn de vragen die u nu moet beantwoorden:

Wie gaat de inhoud van de training maken?

De inhoud van online trainingen hoeft, zeker in het begin, geen kunstwerk te zijn. Toch moet het informatief, effectief en bij voorkeur aantrekkelijk zijn. Als u geen enkele ervaring hebt met het ontwerpen van online cursussen, overweeg dan om een opleiding te volgen. Of duik in ieder geval in dit onderwerp door middel van uitgebreide artikelen en video’s.

Wie gaat het LMS beheren?

Veel LMS-platforms automatiseren training tot op zekere hoogte, maar er zijn nog steeds veel taken die menselijke tussenkomst vereisen. Als het platform ingewikkeld is, heeft u een technisch onderlegde LMS-beheerder nodig die het platform beheerst en snel problemen kan oplossen.

Bij bepaalde aanbieders, zoals iSpring, is technische kennis niet nodig. Het platform is uiterst intuïtief en er is technische ondersteuning die u 24/7 helpt. En als u uw vaardigheden op het gebied van LMS-beheer wilt perfectioneren en certificeren, kunt u zich altijd inschrijven voor het certificeringsprogramma.

Een belangrijk punt om te vermelden is dat het het beste is om meerdere mensen te betrekken bij het beheer van het platform. Dit is misschien niet relevant voor de lancering, maar na verloop van tijd zal uw training groter en krachtiger worden. En het in uw eentje beheren op elke afdeling zal niet alleen moeilijk zijn, maar ook inefficiënt. Het delegeren van deze taak aan teamleiders zal voor iedereen het beste werken.

iSpring Learn is bijvoorbeeld een van de weinige leerplatforms met een dashboardfunctie voor supervisors. Hiermee kunnen supervisors de training van hun team volgen, hun voortgang zien, hun thuisopdrachten controleren en nog veel meer. Om het te activeren, hoeft u alleen maar een parameter in te stellen in uw LMS en de supervisors uit te leggen hoe ze het moeten gebruiken.

Een supervisor dashboard werkt zowel op desktop als mobiele versies van iSpring Learn.

Wie gaat gebruikers ondersteunen?

Tot slot moet u beslissen wie de vragen van medewerkers over het LMS gaat beantwoorden. Er zullen altijd mensen zijn die hun wachtwoord vergeten of problemen hebben met het vinden en downloaden van de mobiele app van het LMS, enz. Met wie moeten ze contact opnemen?

Een rustige, geduldige, hulpvaardige persoon zou perfect zijn voor deze rol. Als er te weinig mensen zijn met zo’n profiel, maak dan op zijn minst instructies per e-mail voor de meest gestelde vragen. En misschien kunt u vragen of uw werkgever uw wekelijkse therapie betaalt?

Stap 5. Ontwikkel de inhoud van de training

Geschatte tijd: 1-3 weken (of langer)

Dit is een lastige fase. Veel aspirant L&D specialisten die voor het eerst een LMS implementeren lopen hier in de val: ze denken dat ze vanaf het begin veel cursussen nodig hebben. Hoe dat afloopt, zagen jullie eerder in het artikel.

U hebt maar één cursus nodig als u begint. En houd het simpel.

Later zult u de tijd en de mogelijkheid hebben om geavanceerde trainingsprogramma’s te maken met unieke leerpaden voor elke rol en alle andere wonderen van de e-learning-wereld te integreren. Maar nu moet u nog aantonen dat training echt werkt. En u hebt maar één kans.

Volg deze stappen om een effectieve online cursus te maken:

• Bepaal de doelgroep en hun trainingsbehoeften
• Verzamel inzichten van materiedeskundigen
• Maak een cursusoverzicht
• Schrijf een script voor de cursus
• Ontwerp een conceptcursus met een authoring tool
• Toon de cursus aan een focusgroep
• Maak aanpassingen op basis van feedback
• Publiceer de definitieve versie van de cursus in uw cloudgebaseerde LMS

Als u dieper wilt ingaan op het ontwikkelen van trainingsinhoud en het maken van e-learning-materiaal, bekijk dan onze stapsgewijze handleiding over het maken van een online e-learning cursus.

Stap 6. Kondig de lancering van het LMS aan

Geschatte tijd: 2 dagen

Geen voor de hand liggende stap die zo vaak over het hoofd wordt gezien, maar echt van vitaal belang voor een succesvolle lancering. U moet het implementatieproject aankondigen aan het hele bedrijf. Anders weten de medewerkers er misschien niet eens van en mislukt het project.

Hoe doet u de aankondiging? Op dezelfde manier als u ander groot nieuws in het bedrijf aankondigt. Voor sommigen is het een algemene vergadering. Voor anderen is het gewoon een algemene e-mail. Het zou perfect zijn als u alle beschikbare kanalen zou kunnen gebruiken om de officiële lancering van het LMS aan te kondigen.

Stuur het nieuws via de CEO, iemand van het topmanagement en/of teamleiders. Het nieuws ontvangen van leiders heeft een grote impact op mensen. Als ze zien dat een bepaald project belangrijk is voor een CEO of hun directe leidinggevende, zullen ze beseffen dat ze er niet omheen kunnen (wees gerust, dat zouden ze het liefste willen). En de CEO is zeker geïnteresseerd in dit project. Met een effectieve training kunnen ze het bedrijf transformeren, de winst verhogen, het HR-merk verbeteren en nog veel meer.

Let op: Vertel medewerkers over de mobiele app en zorg ervoor dat ze hem downloaden. Veel medewerkers werken niet met computers. Dus als ze horen dat u hen cursussen gaat geven, begrijpen sommigen (onze ervaring is velen) misschien niet hoe dit gaat werken. Leg uit dat ze kunnen leren via hun smartphones en tablets – zelfs als ze offline zijn.

We hebben deze stap 2 dagen gegeven omdat we adviseren om het echt goed uit te werken. Hier zijn enkele aanbevelingen voor wat u moet doen:

• Doe de aankondiging minstens 30 dagen voor de lancering van het LMS bekend – laat het even bezinken
• Vraag leidinggevenden om de lancering van het trainingsproject aan te kondigen
• Vraag afdelingsmanagers, teamleiders en andere gerespecteerde medewerkers om hetzelfde te doen
• Vertel leerlingen over de mobiele app van het LMS
• Deel instructies uit of stuur ze per e-mail om in te loggen in het systeem en de mobiele app
• Geef medewerkers uw contactgegevens (of iemand die verantwoordelijk is voor het ondersteunen van LMS-gebruikers)
• Herhaal de aankondiging meerdere keren

Stap 7. Stel uw LMS in

Geschatte tijd: 1 tot 3 dagen

Het beste aan het instellen van een nieuw leermanagementsysteem is dat u dit maar één keer hoeft te doen. Misschien moet u later enkele instellingen wijzigen, maar de meeste blijven intact. Met dat in gedachten moeten we toegeven dat dit nogal een vermoeiende fase is – vrij ingewikkeld voor mensen zonder sterke technische vaardigheden.

Maar dat is geen probleem als u iSpring Learn gebruikt. We hebben een klantenserviceteam en technische ondersteuningsmedewerkers die u overal doorheen loodsen en u met alles helpen. Maar als u andere leerplatforms gebruikt, zult u het op de een of andere manier zelf moeten doen.

Hier is een lijst van wat u op dit punt moet doen. Het verdient de voorkeur om alle (of op zijn minst de meeste) parameters die hieronder worden genoemd in te stellen, hoewel dit geen strikte regel is. Het zou bijvoorbeeld goed zijn om het platform aan te passen aan uw huisstijl, maar het is ook prima om het standaard uiterlijk van het LMS te behouden.

• Stel uw interactieve organisatiestructuur in of synchroniseer deze
• Voeg gebruikersgegevens toe of integreer het LMS met uw HR-systeem om gegevensmigratie te stroomlijnen
• Wijs beheerdersrollen toe aan nieuwe LMS-beheerders
• Maak gebruikersaccounts en gebruikersprofielen aan
• Wijs supervisorrollen toe aan teamleiders en managers die toezicht houden op trainingen in hun team of afdeling
• Pas uw LMS aan uw huisstijl aan (voeg een logo toe, verander kleuren en schrijf unieke meldingen)
• Leg aan LMS-beheerders en supervisors uit hoe ze met het platform moeten werken
• Integreer het platform met uw website of bedrijfsportaal
• Stel Single Sign-On (SSO) in
• Integreer het platform met MS Outlook
• Integreer het platform met Zoom of MS Teams als u van plan bent om persoonlijke trainingssessies te organiseren

Stap 8. Wijs een cursus toe met een deadline

Geschatte tijd: 1-2 weken

Als u iSpring Learn gebruikt, kiest u gewoon een groep gebruikers die een training moet voltooien. Het platform zal hen op de hoogte brengen van de opdracht en de deadline. Niet alle trainingsprogramma’s voor medewerkers hebben een deadline nodig, maar de allereerste cursus moet er wel een hebben. U moet de resultaten van de implementatie van uw leermanagementsysteem zo snel mogelijk presenteren en de resultaten moeten overtuigend zijn. Daarom moet u ervoor zorgen dat deelnemers de training zonder problemen gaan volgen.

Stap 9. Controleer het huidige voltooiingspercentage van uw training

Geschatte tijd: 1 week

Een paar dagen of een week nadat u een cursus aan uw deelnemers hebt toegewezen, kunt u controleren hoeveel van hen de cursus hebben voltooid. iSpring Learn toont u zowel een algemeen rapport met een gemiddeld voltooiingspercentage als individuele voortgangsrapporten over elke medewerker.

Als er mensen zijn die hun training nog niet hebben voltooid of er zelfs nog niet aan zijn begonnen, neem dan contact met ze op om uit te zoeken waarom. Als ze technische problemen hebben, help ze die op te lossen. Maar een veel vaker voorkomend geval is de weerstand van medewerkers tegen training. Probeer ze de waarde van deze cursus te laten inzien, of het op zijn minst een kans te geven. Betrek er zo nodig teamleiders bij.

Een voltooiingspercentage van 100% is het gewenste resultaat. Maar zelfs als het lager is, hoeft u zich daar niet aan te storen. Het is gewoon een probleem waar u aan kunt werken. Identificeer de oorzaken en kom met oplossingen.

Sommige medewerkers volgen de cursus bijvoorbeeld niet omdat hun leidinggevende zegt dat het niet verplicht is. Dit betekent dat een leidinggevende verkeerd is geïnformeerd of dat u er niet in bent geslaagd om de training aan hen te verkopen. Praat met hen en los dit op.

Stap 10. Evalueer de resultaten van uw training

Geschatte tijd: 1 dag

Dit is het. Het LMS is geïmplementeerd en nu is het zaak om de resultaten aan de leidinggevenden te laten zien. Kondig de trainingsdoelen aan die u eerder hebt geïdentificeerd, de trainingsoplossing die u hebt ontwikkeld om ze te bereiken en presenteer het totale aantal voltooide trainingen. Vraag de belanghebbenden vervolgens hoe de training de bedrijfsdoelstellingen heeft beïnvloed. Bespreek de resultaten.

Als voorbeeld: het doel was om medewerkers te helpen om 20% meer artikelen te verkopen aan de kassa. Op basis van de feedback van de medewerkers kwam u tot de conclusie dat ze gewoon niet wisten hoe ze de artikelen moesten aanbieden zodat klanten ze zouden kopen. Dus heeft u een trainingsprogramma ontwikkeld over verkooptechnieken met een rollenspel. 80% van het kassapersoneel heeft de training gevolgd. En hun afdelingsmanager zei dat de verkoop met 35% steeg na de training. Doel bereikt (zelfs beter dan verwacht).

Maar wat als het niet gelukt is om de trainingsdoelen te halen? Wat bijvoorbeeld als het verkooppercentage met slechts 10% is gestegen? Onderzoek de resultaten. Als het algemene voltooiingspercentage van de cursus vrij laag is, laten we zeggen rond de 30-40%, kijk dan precies wie de training heeft voltooid en hoe goed, en wie niet. Vergelijk deze resultaten vervolgens met gegevens uit de winkel. U zult ontdekken dat de medewerkers die de cursus hebben gevolgd hun KPI’s hebben verbeterd, maar omdat de meeste van hun collega’s de training hebben genegeerd, zijn de algehele prestaties niet significant verbeterd. Laat dit zien aan hun leidinggevende en hij of zij zal, als hij of zij de impact van training ziet, meer betrokken zijn en zijn of haar ondergeschikten zover krijgen dat ze training serieus nemen.

Als u het huidige project hebt geëvalueerd, is het tijd om het volgende project te bespreken. Vraag belanghebbenden naar de volgende trainingsdoelen. Nu wordt het gemakkelijker omdat iedereen al een idee heeft van hoe dit werkt en, nog belangrijker, gelooft in de effectiviteit van de training, wat betekent dat ze bereid zijn om het te ondersteunen.

Bereik de resultaten gratis in 30 dagen met iSpring Learn

Vanaf stap 5 heeft u een LMS en een authoring tool nodig. U hoeft ze niet meteen te kopen – probeer ze gratis uit en bekijk de resultaten voordat u geld gaat uitgeven.

Onze gratis proefperiode van 30 dagen geeft u voldoende tijd om een cursus te ontwikkelen, deze toe te wijzen aan cursisten, de resultaten te evalueren en te beslissen of ons platform geschikt is voor u. En met het levensechte effect van de training bij de hand, zal het veel gemakkelijker zijn om de steun van het management voor uw project te krijgen.

Gebruik iSpring Learn 30 dagen gratis →

Tips en trucs voor LMS-implementatie

Onze klanten deelden een aantal life hacks en best practices die hen hielpen om personeel te betrekken en trainingen in hun bedrijf te starten. Dit is wat zij adviseren:

Laat de CEO de lancering van online training aankondigen

Als de belangrijkste persoon van het bedrijf zegt dat training belangrijk is, begrijpt iedereen meteen dat ze het serieus moeten nemen. Dat is precies wat u in het begin nodig hebt.

Nodig medewerkers uit om een interactief organogram te bekijken in uw LMS

Om te beginnen moet u zorgen dat alle medewerkers eenvoudig kunnen inloggen op het LMS om te controleren of alles werkt, of ze hun inloggegevens hebben gevonden, de mobiele app hebben geïnstalleerd, enz. Sommige leermanagementsystemen, zoals iSpring Learn, hebben een ingebouwd interactief organogram dat u kunt aanpassen aan het bedrijf. En mensen zijn er dol op – ze komen naar het platform alleen al om het te zien.

Maak personages van bekende medewerkers

Als mensen opkijken tegen een bepaalde specialist het je bedrijf kunt u foto’s van hen maken en die in de cursussen gebruiken. Dit geeft de training meer geloofwaardigheid en verhoogt de effectiviteit.

Probeer eens om een rollenspel te maken met iSpring Suite. Het is makkelijker dan u denkt.

Stuur medewerkers een SMS met instructies om in te loggen in het LMS en de mobiele app

Iedereen heeft een smartphone. En iedereen leest SMS’jes. Dus om ervoor te zorgen dat alle medewerkers instructies ontvangen en lezen, stuurt u gewoon een SMS. Als u beschikt over een Infobip-account en iSpring Learn, is dit heel eenvoudig. Pas gewoon de tekst aan en het platform stuurt het berichtje naar het hele team (of eventueel naar een bepaalde groep).

Een trefzekere manier om een LMS succesvol te implementeren

We weten hoe moeilijk het LMS-implementatieproces kan zijn en hoeveel invloed dit heeft op het succes van online bedrijfsopleidingen. Daarom hebben we klantensuccesteams opgericht. Zij bieden doorlopende ondersteuning aan iSpring Learn klanten, helpen hen bij het berekenen van een LMS-implementatietijdlijn en het behalen van hun trainingsdoelen.

Klantensuccesteams zijn een bonus voor alle klanten van iSpring Learn. Boek een gratis live demo bij een van onze specialisten, en zij zullen zich verdiepen in de specifieke kenmerken van uw project en met de meest geschikte oplossing komen.