Wat is een gap analyse: definitie, soorten en voorbeelden uit de HR

In dit artikel nemen we u mee door de belangrijkste stappen en strategieën voor het uitvoeren van een effectieve gap analyse in HR, met de nadruk op het in kaart brengen van vaardigheidstekorten. U leert hoe u de huidige vaardigheden van medewerkers kunt beoordelen en kunt vaststellen wat er ontbreekt, en we geven u praktische tips om die tekorten weg te werken en een sterker team op te bouwen.

Laten we eens nader bekijken hoe een gestructureerde aanpak van een gap-analyse u kan helpen om uw personeelsbestand te versterken en u voor te bereiden op toekomstige behoeften.

Wat is een gap analyse?

Een gap analyse is het proces waarbij de huidige situatie wordt vergeleken met een gewenste toekomstige situatie om vast te stellen wat er tussendoor ontbreekt. In een zakelijke context helpt het organisaties inzicht te krijgen in waar ze nu staan, waar ze naartoe willen en wat er moet veranderen om dat doel te bereiken.

Hoewel een gap-analyse op verschillende bedrijfsgebieden kan worden toegepast – zoals bedrijfsvoering, prestaties of strategie – wordt deze binnen HR meestal gebruikt om de competenties van het personeel te beoordelen.

Soorten gap analyses (in het bedrijfsleven)

De gap analyse wordt gebruikt in verschillende bedrijfsfuncties, afhankelijk van wat er verbeterd moet worden. Hoewel de kernmethode hetzelfde blijft, verschilt de focus van de analyse naargelang het doel.

• Strategische gap analyse: Hierbij wordt gekeken naar het verschil tussen de huidige bedrijfsprestaties en de langetermijndoelstellingen. Deze analyse wordt vaak gebruikt tijdens planningscycli om te bepalen waar geïnvesteerd moet worden en waar prioriteiten moeten worden bijgesteld.
• Operationele gap analyse: richt zich op interne processen en workflows. Deze analyse helpt bij het opsporen van inefficiënties, vertragingen of knelpunten die de dagelijkse prestaties beïnvloeden.
• Financiële gap analyse: Hierbij worden de werkelijke financiële resultaten vergeleken met prognoses of streefcijfers. Dit type analyse wordt gebruikt om begrotingen bij te stellen, kosten te verlagen of de winstgevendheid te verbeteren.
• Marketing gap analyse: Bekijkt het verschil tussen de huidige marktpositie en het beoogde bereik of de beoogde groei. Dit kan gemiste kansen aan het licht brengen op het gebied van kanalen, boodschappen of doelgroepgerichtheid.
• HR gap analyse: Beoordeelt de vaardigheden, capaciteit of structuur van het personeelsbestand. Dit omvat personeelsplanning, kloofanalyse en, meestal, analyses van de vaardigheidskloof.

Elk type hanteert dezelfde logica – het vergelijken van de huidige situatie met een gewenste toekomstige situatie – maar in een andere context. Binnen HR krijgt deze aanpak een concretere invulling door de nadruk te leggen op de vaardigheden en prestaties van medewerkers.

Een gap analyse uitvoeren

Ongeacht de branche volgt een gap analyse altijd dezelfde structuur. De onderstaande stappen kunnen worden toegepast op strategie, bedrijfsvoering, marketing of HR.

1. Bepaal de gewenste situatie: begin met duidelijk te omschrijven hoe succes eruitziet. Dit kan een bedrijfsdoelstelling, een prestatiedoel of een toekomstige capaciteit zijn. Hoe specifieker het doel, hoe gemakkelijker het is om de kloof te meten.
2. Breng de huidige situatie in kaart: verzamel gegevens over de huidige prestaties, processen of capaciteiten. Afhankelijk van de context kan het hierbij gaan om KPI’s, financiële gegevens, beoordelingen van medewerkers of marktcijfers.
3. Breng de hiaten in kaart: vergelijk de huidige situatie met de gewenste situatie om vast te stellen wat er ontbreekt. Deze hiaten kunnen betrekking hebben op middelen, processen, vaardigheden of strategie.
4. Geef prioriteit aan hiaten: niet alle hiaten hebben evenveel impact. Richt u op de hiaten die rechtstreeks van invloed zijn op de bedrijfsresultaten of die het grootste risico vormen als ze niet worden aangepakt.
5. Stel een actieplan op: bepaal hoe u de hiaten kunt dichten. Dit kan onder meer betekenen dat er processen moeten worden aangepast, personeel moet worden aangeworven, trainingen moeten worden gegeven, nieuwe hulpmiddelen moeten worden ingezet of strategische aanpassingen moeten worden doorgevoerd.
6. Meet de voortgang en pas de aanpak aan: houd de resultaten in de loop van de tijd bij en verfijn uw aanpak waar nodig. Een gap analyse is geen eenmalige exercitie — deze moet opnieuw worden uitgevoerd naarmate de doelstellingen en omstandigheden veranderen.

Dit algemene kader is van toepassing op elk type gap analyse. Binnen HR wordt het doorgaans aangepast om specifiek te focussen op de competenties van medewerkers; zo wordt de analyse van vaardigheidhiaten een praktische toepassing van dit gap model.

Soorten gap analyses in HR

Op HR-gebied kan een gap analyse op verschillende manieren worden toegepast, afhankelijk van het doel. De meest voorkomende vormen zijn:

Skills gap analyse — brengt het verschil in kaart tussen de huidige vaardigheden van medewerkers en de vaardigheden die nodig zijn voor specifieke functies of toekomstige doelstellingen.

Prestatie gap analyse — richt zich op het verschil tussen de verwachte en de werkelijke prestaties van medewerkers.

Personeelsbestand gap analyse — gaat na of een organisatie over het juiste aantal medewerkers met de juiste vaardigheden beschikt of dat er sprake is van een team met ontbrekende skills.

Training gap analyse — bepaalt welke opleiding of ontwikkeling nodig is om bestaande lacunes op te vullen.

Van deze methoden is de analyse van de skills gap het meest bruikbaar, omdat deze de vaardigheden van het personeel rechtstreeks in verband brengt met de bedrijfsresultaten.

Wat is een skills gap?

Een skills gap is een discrepantie tussen de vaardigheden die voor een bepaalde functie of sector vereist zijn en de vaardigheden waarover werkzoekenden of medewerkers beschikken.

Zo is er in de tech-sector vaak een tekort aan mensen met de programmeervaardigheden die nodig zijn voor bepaalde functies in de softwareontwikkeling. In de gezondheidszorg kan er een tekort zijn aan verpleegkundigen of artsen met een gespecialiseerde opleiding in intensive care of specifieke specialismen. Deze kloof kan het moeilijk maken om vacatures te vervullen en kan het wervingsproces, de productiviteit en innovatie in bepaalde bedrijfstakken belemmeren.

Voorbeelden van skills gaps 

Voorbeelden van skills gaps verschillen per functie en per sector. Over het algemeen kunnen we deze kennislacunes in vier groepen indelen:

Branchespecifieke vaardigheden

Deze hiaten ontstaan wanneer er een gebrek is aan branchespecifieke kennis of certificeringen die nodig zijn om te voldoen aan de voorschriften of best practices binnen een bepaalde sector. Het gaat hierbij om vaardigheden op het gebied van boekhouding, data-analyse, het creëren van content, digitale marketing, enz.

Soft skills

Een ander voorbeeld is een tekort aan sociale vaardigheden dat zich onder Generatie Z begint af te tekenen. Voor jongere generaties heeft het internet veel persoonlijke ervaringen vervangen. Deze ervaringen variëren van sociale interacties tot onderwijs, en de verstoring daarvan was vooral tijdens de COVID-19-pandemie zeer groot. Voorbeelden van tekorten op het gebied van sociale vaardigheden zijn communicatieve vaardigheden, teamwork, besluitvorming en creativiteit.

Leiderschapsvaardigheden

Deze kloof kan te wijten zijn aan onvoldoende leiderschapstraining, gebrekkige communicatieve vaardigheden en een gebrek aan samenhang binnen het team. Leiderschapsvaardigheden omvatten onder meer actief luisteren, het oplossen van conflicten, delegeren, teambuilding en het aangaan en onderhouden van relaties.

Technische vaardigheden

Deze hiaten kunnen ontstaan door snelle technologische ontwikkelingen, verouderde opleidingsprogramma’s of de invoering van nieuwe software en tools. Tot de vaardigheden die mogelijk ontbreken en tot deze hiaten leiden, behoren onder meer het efficiënte gebruik van neurale netwerken op basis van kunstmatige intelligentie en vaardigheid op het gebied van software, programmeren en techniek.

Waarom ontstaan skills gaps?

Dit zijn enkele redenen waarom er een tekort aan vaardigheden ontstaat:

• Het onderwijssysteem kan de steeds veranderende economische omstandigheden en de technologische ontwikkelingen niet bijhouden.
• Jongeren blijven vaak langer in startersfuncties hangen.
• Ervaren medewerkers gaan met pensioen en nemen hun opgebouwde kennis, vaardigheden en knowhow mee.
• Leidinggevenden en mentoren geven onvoldoende training

Waarom een skills gap analyse uitvoeren?

Een skills gap analyse is een instrument om de kloof te beoordelen tussen de huidige vaardigheden van medewerkers en de vaardigheden die zij naar eigen zeggen nodig hebben om hun werk effectief uit te voeren. Hier volgen enkele redenen waarom het belangrijk is om dit binnen een organisatie uit te voeren:

Verbeterpunten in kaart brengen

Een skills gap analyse helpt bij het in kaart brengen van de vaardigheidskloven bij medewerkers en maakt het mogelijk om de juiste opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s op te zetten.

Verbeterde prestaties van medewerkers

Door inzicht te krijgen in de vaardigheden die moeten worden ontwikkeld, kunnen bedrijven gerichte opleidingen aanbieden om de productiviteit en prestaties van hun personeel te verbeteren.

Een concurrentievoordeel behalen

Door competentietekorten aan te pakken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun medewerkers over de nodige vaardigheden en expertise beschikken om het bedrijf te helpen concurrerend te blijven in hun sector en zich aan te passen aan veranderingen in de markt.

Werknemerstevredenheid vergroten

Medewerkers die opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden krijgen om hun talenten te ontwikkelen, voelen zich vaker gewaardeerd en tevreden in hun functie, wat leidt tot een lager personeelsverloop.

Al met al helpt het uitvoeren van een competentie-evaluatie organisaties om een beter inzicht te krijgen in de vaardigheden en behoeften van hun personeel, wat leidt tot betere prestaties, een groter concurrentievermogen van de onderneming en een hogere werknemerstevredenheid.

Methoden voor het beoordelen van de vaardigheden van medewerkers

Hier volgen enkele manieren om een skill gap analyse uit te voeren:

• Zelfevaluaties. Medewerkers beoordelen hun eigen competentieniveau.
• Beoordelingen door leidinggevenden. De leidinggevende beoordeelt de vaardigheden van de medewerker.
• Beoordelingen door collega’s. Collega’s geven feedback over de competenties van de medewerker.
• 360-gradenbeoordelingen. Leidinggevenden, ondergeschikten en collega’s beoordelen de vaardigheden van de medewerker.

360-gradenbeoordelingen bieden een effectieve manier om de competenties van medewerkers te beoordelen en geven een volledig overzicht van essentiële vaardigheden op alle bedrijfsniveaus. Wij leggen u uit hoe u met dit gap model vaardigheidstekorten kunt analyseren.

Een skills gap analyse uitvoeren

Organisaties lopen bij het uitvoeren van een skills gap analyse vaak tegen twee veelvoorkomende obstakels aan:

1. Medewerkers begrijpen het proces niet.
2. De resultaten zijn moeilijk te analyseren.

Met een goede voorbereiding en de juiste hulpmiddelen kunt u deze problemen eenvoudig voorkomen. Volg onze stapsgewijze handleiding om een skills gap analyse succesvol uit te voeren.

Stap 1. Stel een effectief plan op voor een skills gap analyse

Een goede planning is van cruciaal belang. Begin met het opstellen van een gedetailleerd plan waarin de volgende vragen aan bod komen:

• Welk bedrijfsonderdeel heeft onmiddellijk aandacht nodig? Is er bij bepaalde functies sprake van een hoog personeelsverloop? Worden bepaalde KPI’s niet gehaald?
• Hoe bent u van plan het proces aan de medewerkers te communiceren?
• Wie neemt deel aan de analyse van de opleidingsbehoeften? Dit kunnen belanghebbenden zijn, zoals bedrijfsmanagers, HR-teams en leidinggevenden.
• Wat is de projecttijdlijn voor de beoordeling?
• Hoe gaat u gegevens verzamelen? Gaat u software voor het bijhouden van competenties gebruiken of dit handmatig doen?
• Op welk niveau bent u van plan een analyse van de skills gaps uit te voeren? Gaat u individuen, teams, afdelingen of het hele bedrijf evalueren?

Stap 2. Bepaal welke competenties nodig zijn om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken

Net zoals u het weerbericht zou bekijken voordat u een kampeertrip plant en vertrekt, kunt u overwegen hetzelfde te doen bij het in kaart brengen van skill gaps.

Om te bepalen welke competenties de organisatie nodig heeft om concurrerend te blijven, moet u de doelstellingen van de organisatie voor de komende drie tot vijf jaar in kaart brengen. Hiervoor is een marktanalyse nodig om trends, disruptieve ontwikkelingen of koerswijzigingen in de sector te voorspellen. Hier volgen enkele nuttige vragen die u zich kunt stellen:

• Welke specifieke vaardigheden zijn nodig om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren?
• Zijn er nieuwe technologische ontwikkelingen in uw branche?
• Welke gevolgen heeft dat voor specifieke functies?
• Welke technologieën komen steeds vaker voor binnen uw organisatie? Worden bepaalde competenties steeds belangrijker in de branche?

Houd rekening met deze factoren om te beoordelen of uw medewerkers zich aan deze veranderingen kunnen aanpassen.

Zodra u de gewenste vaardigheden hebt vastgesteld, wijst u de vereiste vaardigheidsniveaus toe: laag, basis, bekwaam of expert, zoals in dit gap analyse voorbeeld:

Stap 3. Evalueer de huidige competentieniveaus

Nu is het tijd om het huidige vaardigheidsniveau binnen uw bedrijf in kaart te brengen. De meest effectieve manier om dit te doen is door middel van 360-gradenbeoordelingen, hetzij handmatig, hetzij digitaal.

Het handmatig uitvoeren van 360-gradenbeoordelingen van medewerkers kan arbeidsintensief zijn. U kunt het proces stroomlijnen met behulp van het onderstaande sjabloon voor een skills gap analyse.

Voorbeeld van een skills gap analyse sjabloon

Het gebruik van gespecialiseerde software maakt het uitvoeren van 360-gradenbeoordelingen van medewerkers eenvoudiger. Sommige tools brengen alleen de opleidingsbehoeften in kaart, terwijl andere zijn geïntegreerd in talentmanagementsystemen (TMS) of leermanagementsystemen (LMS).

Een LMS is een leerplatform dat in bedrijfsopleidingen en het onderwijs wordt gebruikt om online opleidingsactiviteiten te ontwikkelen, aan te bieden en bij te houden.

Herinnert u zich de twee knelpunten die we eerder noemden? Een LMS biedt een oplossing voor beide problemen. Via het platform kunt u rechtstreeks met medewerkers communiceren, herinneringen versturen en instructies geven voor vaardigheidstoetsen. Daarnaast kunt u gedetailleerde rapporten genereren op individueel, team- of organisatieniveau om de resultaten eenvoudig bij te houden en te ordenen.

iSpring LMS is een uitstekend voorbeeld van een LMS met een skills gap analyse tool. Dit platform helpt bij het opsporen van skills gaps en biedt trainingen om deze aan te pakken, waardoor het een alles-in-één, veelzijdige en kosteneffectieve oplossing is.

Met iSpring’s 360 graden feedback module, kunt u een vragenlijst voor een skills gap analyse opstellen en deze naar de collega’s van de medewerker sturen, van ondergeschikten tot het management. Het platform stelt vervolgens een competentieoverzicht op waarin de sterke punten en verbeterpunten van de medewerker worden belicht. U kunt deze prestatiebeoordelingen gebruiken om vaardigheden en de geschiktheid voor de functie te beoordelen.

Voer een competentiebeoordeling uit om de enquêteresultaten te vergelijken met de gewenste vaardigheden. Zo wordt duidelijk welke teamleden in aanmerking komen voor promotie en welke meer training nodig hebben.

Het competentierapport presenteert de resultaten per medewerkerprofiel en geeft een overzicht van de beoordelingen door collega’s, ondergeschikten, leidinggevenden en klanten.

Met deze rapporten kunt u eenvoudig vaststellen op welke gebieden een medewerker nog vaardigheden tekortkomt.

Stap 4. Skills gaps dichten

Zodra u de hiaten in vaardigheden hebt vastgesteld, moet u prioriteit geven aan het opvullen ervan. Probeer niet alle skills gaps tegelijk aan te pakken – dat is onmogelijk. Houd rekening met toekomstige uitdagingen voor het bedrijf om de meest efficiënte strategie te kiezen voor het dichten van deze hiaten.

Er zijn verschillende manieren om vaardigheidstekorten weg te werken:

• Pas uw wervingsproces aan om kandidaten te vinden met de gewenste vaardigheden (bijv. door vaardigheidstests toe te voegen, enz.).
• Werk samen met scholen en universiteiten om stagiaires aan te nemen.
• Geef uw huidige personeel trainingen.
• Zorg voor leiderschapstrainingen en bied mentorschap aan.
• Versterk de teambuilding om het vertrouwen en de onderlinge steun te vergroten, verborgen talenten te ontdekken en leiderschapsvaardigheden te versterken.
• Verbeter de communicatie- en onderhandelingsvaardigheden om de samenwerking binnen het team efficiënter te maken.
• Schakel externe deskundigen en consultants in.

De aanpak die u kiest om competentiekloven te dichten, hangt af van de urgentie, uw opleidingsbudget, uw personeelsbestand en de tijd die nodig is om het huidige personeelsbestand bij te scholen.

Het opleiden van huidige medewerkers is vaak de meest effectieve strategie om skills gaps aan te pakken. Deze aanpak dicht niet alleen de skills gaps, maar verhoogt ook het personeelsbehoud door medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden.

Stap 5. Voorspel resultaten

Het dichten van de skills gaps binnen uw personeelsbestand vereist meer dan alleen het uitvoeren van een analyse van de opleidingsbehoeften. Het is van cruciaal belang om te beoordelen in hoeverre uw opleidingsinitiatieven succesvol zijn geweest bij het aanpakken van talenttekorten. Dit zijn de stappen die u moet volgen om te beoordelen of u een succesvolle analyse van de skills gaps hebt uitgevoerd:

• Verzamel feedback van medewerkers over de effectiviteit van opleidingen.
• Verzamel prestatiebeoordelingen van managers om de impact van opleidingen te analyseren.
• Evalueer de prestaties regelmatig om in de gaten te houden welke vaardigheden nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Gebruik LMS-rapporten om de resultaten te vergelijken met eerdere 360-gradenbeoordelingen, zodat u de voortgang kunt volgen en kunt vaststellen op welke gebieden aanvullende training nodig is.

Veelgestelde vragen over skills gap analyses

Hieronder volgen de meest gestelde vragen over het uitvoeren van een skills gap analyse:

Wat is een gap analyse in HR?

Een gap analyse binnen HR is het proces waarbij wordt gekeken naar het verschil tussen de huidige capaciteiten van het personeelsbestand en de vaardigheden of prestatieniveaus die nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Deze analyse wordt vaak gebruikt als basis voor beslissingen op het gebied van opleiding, werving en personeelsplanning.

Wat is het verschil tussen gap analyses en skills gap analyses?

Een gap analyse is een brede methode die wordt gebruikt om de huidige situatie te vergelijken met de gewenste situatie op elk bedrijfsgebied. Een skills gap analyse is een specifieke vorm van gap analyse die zich richt op de vaardigheden en competenties van medewerkers.

Wat is een skills gap analyse?

Een skills gap analyse is een instrument dat organisaties gebruiken om vast te stellen welke vaardigheden er nodig zijn voor bepaalde functies en welke vaardigheden hun medewerkers daadwerkelijk bezitten.

Waarom is een skills gap analyse nuttig?

Door vaardigheidstekorten in kaart te brengen, krijgt u waardevolle inzichten in de huidige vaardigheden van uw medewerkers. Deze waardevolle informatie helpt u beter onderbouwde beslissingen te nemen over uw bedrijfsstrategie en de prestaties van uw team te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld:

• Lange termijn wervingsstrategieën ontwikkelen.
• Werken aan een personeelsstrategie.
• Opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen.
• De aansluiting tussen medewerker en functie verbeteren door ontwikkelplannen voor medewerkers op te stellen.

Wanneer zouden organisaties skills gap analyses moeten uitvoeren?

Idealiter voeren bedrijven jaarlijks een talent gap analyse uit. Houd hier rekening mee en voer een skills gap analyse uit als:

• U uw bedrijfsstrategie, bedrijfsmodel of organisatiestructuur gaat aanpassen.
• U nieuwe technologieën, werkprocessen of procedures invoert.
• Uw bedrijf niet meer zo goed presteert als vroeger.
• Uw bedrijf te maken heeft met een hoog personeelsverloop.
• De markt waarschijnlijk gaat veranderen, en dit van invloed kan zijn op uw bedrijf.

Wat zijn de beste tools om een skills gap analyse uit te voeren?

Hoewel het mogelijk is om talent gaps handmatig in kaart te brengen, is het de moeite waard om te overwegen het proces te automatiseren. Ontdek deze toonaangevende tools voor het analyseren van vaardigheidstekorten om beoordelingen te automatiseren:

Conclusie

Met een gap analyse kunt u de huidige resultaten vergelijken met wat u wilt bereiken en vaststellen wat er moet veranderen. Deze analyse kan op verschillende gebieden binnen een bedrijf worden toegepast, van strategie en bedrijfsvoering tot personeelsplanning.

In HR betekent dit doorgaans dat de nadruk ligt op vaardigheden. Een gestructureerde skills gap analyse laat zien welke vaardigheden ontbreken en waar training of nieuwe aanwervingen nodig zijn. Door dit proces regelmatig te herhalen, wordt het eenvoudiger om teams op één lijn te houden met de bedrijfsdoelstellingen.

Probeer iSpring LMS’s 360-graden feedback tool voor een naadloze training gap analyse. Start uw gratis proefperiode van 30 dagen nu en future-proof uw onderneming.