Talentmanagementsystemen: functies, voordelen en de beste tools

Een medewerker wil doorgroeien naar een leidinggevende functie. Zijn of haar leidinggevende vindt dat hij of zij potentieel heeft, maar HR beschikt alleen over de prestatiebeoordeling van vorig jaar, en het opleidingsteam kan alleen zien welke cursussen hij of zij heeft gevolgd. Niemand heeft een duidelijk beeld van de mate waarin deze medewerker klaar is voor de nieuwe functie.

Dit is een van de problemen die een talentmanagementsysteem kan helpen oplossen.

Talentmanagementsoftware brengt informatie over de vaardigheden, prestaties, ontwikkelbehoeften en carrièremogelijkheden van medewerkers samen. Sommige platforms bestrijken de volledige loopbaancyclus van medewerkers, terwijl andere zich richten op het identificeren van talent of het helpen van medewerkers bij het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden.

In deze gids wordt uitgelegd wat een talentmanagementsysteem doet, welke functies het belangrijkst zijn en hoe vijf softwareoplossingen zich tot elkaar verhouden.

Wat is een talentmanagementsysteem?

Een talentmanagementsysteem (TMS) is software die organisaties helpt bij het identificeren, ontwikkelen, evalueren en behouden van medewerkers. Het biedt HR-teams en managers een gestructureerde manier om inzicht te krijgen in de vaardigheden van hun personeel, ontwikkelbehoeften in kaart te brengen en medewerkers voor te bereiden op toekomstige verantwoordelijkheden.

Afhankelijk van het platform kan talentmanagementsoftware ondersteuning bieden bij werving, onboarding, competentiebeheer, prestatiebeoordelingen, de ontwikkeling van medewerkers en opvolgingsplanning.

Een bedrijf dat bijvoorbeeld van plan is om een nieuwe vestiging te openen, moet nagaan welke medewerkers in aanmerking komen voor een functie als teamleider. Een platform voor talentmanagement kan managers helpen om competenties te beoordelen, geschikte kandidaten te selecteren en hun ontwikkeling te plannen nog voordat die functies vacant worden.

De mogelijkheden verschillen aanzienlijk per product. Een compleet HR-pakket kan onder meer werving, personeelsadministratie, prestatiebeheer en opvolgingsplanning omvatten. Een gespecialiseerd beoordelingsplatform kan zich richten op het meten van competenties en potentieel. Een leermanagementsysteem (LMS) richt zich op de ontwikkeling van medewerkers door middel van opleidingen en het bijhouden van hun voortgang.

Het is van essentieel belang om deze verschillen te begrijpen bij het kiezen van software.

Wat zijn de belangrijkste functies van talentmanagementsoftware?

Een goed talentmanagementsysteem moet het gemakkelijker maken om drie vragen te beantwoorden: Over welke vaardigheden beschikken we? Welke vaardigheden hebben we nodig? Hoe gaan medewerkers deze vaardigheden ontwikkelen?

De volgende functies ondersteunen verschillende onderdelen van dat proces.

1. Competentie- en vaardighedenmanagement

Competentiemanagement helpt organisaties om de kennis, vaardigheden en gedragingen vast te leggen die nodig zijn voor specifieke functies.

Een supervisor bij de klantenservice moet bijvoorbeeld beschikken over vaardigheden op het gebied van conflictoplossing, coaching en rapportage. Managers kunnen deze vereisten vergelijken met de huidige vaardigheden van een medewerker om zo ontwikkelprioriteiten vast te stellen.

Sommige talentmanagementtools bieden competentiedatabanken, functieprofielen, vaardigheidsbeoordelingen en visuele rapporten waarin de sterke punten van individuen of teams worden weergegeven.

2. Prestatiebeoordeling en feedback van medewerkers

Met functies voor prestatiemanagement kunnen HR-teams beoordelingsgesprekken organiseren, de doelstellingen van medewerkers vastleggen en de voortgang bijhouden.

​​Veel systemen ondersteunen gestructureerde beoordelingen en 360-gradenfeedback, waarbij medewerkers feedback krijgen van collega’s, leidinggevenden en andere mensen met wie ze samenwerken.

Deze informatie kan sterke punten en ontwikkelgebieden aan het licht brengen die een manager wellicht over het hoofd zou zien.

Feedback moet echter wel in samenhang met de daadwerkelijke werkresultaten worden geïnterpreteerd. Een positieve beoordeling betekent niet automatisch dat iemand klaar is voor een promotie.

Raadpleeg voor meer informatie over het evaluatieproces onze gids over performance management.

3. Ontwikkelplannen en opleidingen voor medewerkers

Het vaststellen van een vaardigheidskloof heeft alleen zin als het tot actie leidt.

Talentmanagementplatforms kunnen individuele ontwikkelplannen ondersteunen met doelstellingen, activiteiten, deadlines en voortgangsregistratie.

Een medewerker die zich bijvoorbeeld voorbereidt op een leidinggevende functie, kan een leiderschapscursus volgen, meelopen met een ervaren manager, oefenen met het voeren van moeilijke gesprekken en feedback krijgen op zijn of haar prestaties.

Een LMS kan de opleidings- en beoordelingsonderdelen van dit proces beheren, terwijl de functionaliteit voor ontwikkelplannen helpt bij het coördineren van activiteiten die buiten de formele cursussen om plaatsvinden.

4. Loopbaanontwikkeling en opvolgingsplanning

Opvolgingsplanning helpt organisaties om medewerkers voor te bereiden op functies die in de toekomst mogelijk vrijkomen.

Een systeem dat voor dit doel is ontworpen, kan HR-teams helpen bij het identificeren van potentiële opvolgers, het beoordelen van hun gereedheid en het plannen van ontwikkelactiviteiten.

Dit is met name relevant voor organisaties met gespecialiseerde functies of ervaren medewerkers die bijna met pensioen gaan.

Niet elke tool voor talentmanagement beschikt over specifieke functionaliteit voor opvolgingsplanning. Sommige ondersteunen het ontwikkelproces, maar laten beslissingen over opvolging over aan HR-teams of een ander systeem.

5. Rapportage en analyse

Rapporten helpen managers inzicht te krijgen in de voortgang van ontwikkelactiviteiten en punten waarop verdere ondersteuning nodig is.

Afhankelijk van de software kunnen organisaties competentiebeoordelingen, ontwikkeldoelstellingen, opleidingsresultaten, kwalificaties en de voortgang van medewerkers bijhouden.

Een goed rapport moet een specifieke beslissing ondersteunen. Een manager kan bijvoorbeeld behoefte hebben aan inzicht in welke medewerkers de vereiste opleiding hebben afgerond, maar nog onder begeleiding moeten oefenen voordat ze extra verantwoordelijkheden op zich kunnen nemen.

Vijf talentmanagementsystemen die het overwegen waard zijn

Er zijn verschillende soorten talentmanagementsoftware. De volgende vijf oplossingen spelen in op uiteenlopende bedrijfsbehoeften, variërend van opleiding van medewerkers tot breder HR-beheer.

1. iSpring LMS: Voor de opleiding en vaardigheidsontwikkeling van medewerkers

iSpring LMS is een leermanagementsysteem dat organisaties helpt om ontwikkeldoelen van medewerkers om te zetten in opleidingsactiviteiten en meetbare vooruitgang.

Dit is met name van belang voor bedrijven die al weten welke competenties ze willen ontwikkelen, maar op zoek zijn naar een betere manier om opleidingen te organiseren, begeleiding te bieden en resultaten te beoordelen.

De belangrijkste functies voor talentontwikkeling zijn onder meer:

• Ontwikkelplannen. Stel individuele plannen op met taken, deadlines, controlemomenten en toegewezen mentoren. Cursussen kunnen rechtstreeks aan ontwikkelplannen worden toegevoegd, waardoor leeractiviteiten met andere mijlpalen worden gecombineerd.
• Automatische toewijzingen. Wijs ontwikkelplannen toe aan medewerkers volgens vooraf gedefinieerde regels, waardoor repetitief administratief werk wordt verminderd.
• 360-gradenfeedback. Verzamel gestructureerde feedback van leidinggevenden, collega’s en andere beoordelaars om sterke punten en ontwikkelingsbehoeften in kaart te brengen.
• Praktijktraining. Beoordeel medewerkers terwijl ze echte werktaken uitvoeren. Binnen één beoordelingssessie kunnen meerdere observaties worden vastgelegd, waardoor het mogelijk is om de voortgang in de loop van de tijd te evalueren.
• Leertrajecten en beoordelingen. Organiseer cursussen in gestructureerde programma’s en evalueer kennis door middel van quizzen en andere activiteiten.
• Rapportage. Houd de voltooiing van cursussen, beoordelingsresultaten en leervoortgang bij voor alle medewerkers en teams.

iSpring LMS bevat ook tools voor het maken van interactieve, scrollbare cursussen. De AI-cursusgenerator kan op basis van geüploade materialen of een onderwerpbeschrijving een concept opstellen, dat vervolgens door cursusontwikkelaars kan worden gecontroleerd en bewerkt. Voor meer geavanceerde interactieve trainingen en simulaties kunnen organisaties gebruikmaken van iSpring Suite AI.

Een andere handige functie is de kennisbank. Medewerkers hebben toegang tot bedrijfsgidsen en naslagwerken, terwijl ze met behulp van AI-gestuurde zoekfuncties informatie kunnen vinden in artikelen en geüploade documenten.

Voorbeeld: Medewerkers voorbereiden op een leidinggevende functie

Neem bijvoorbeeld een distributiebedrijf dat ervaren magazijnmedewerkers wil opleiden tot ploegleiders.

HR stelt vast welke competenties hiervoor nodig zijn, zoals veiligheidsbeheer, communicatie en teamcoördinatie. In iSpring LMS stelt de opleidingsmanager een ontwikkelplan op met relevante cursussen, begeleide taken en deadlines.

Een mentor beoordeelt hoe de medewerker presteert tijdens daadwerkelijke diensten. De manager kan de opleidingsresultaten en vastgelegde observaties bekijken alvorens te beslissen welke verdere ondersteuning nodig is.

Zo ontstaat er een duidelijker verband tussen opleiding en werkprestaties.

Waar iSpring LMS van pas komt

iSpring LMS is met name geschikt voor organisaties die de opleiding van hun personeel gestructureerder, consistenter en meetbaarder willen maken.

Het is geen vervanging voor een compleet HR-pakket voor werving, salarisadministratie of formele opvolgingsplanning. In plaats daarvan kan het de leer- en ontwikkelcomponent van talentmanagement afhandelen en via integraties worden gekoppeld aan andere bedrijfssystemen.

U kunt een persoonlijke iSpring LMS demo inplannen om ontwikkelplannen, evaluaties en rapportages af te stemmen op uw eigen opleidingsbehoeften.

2. TMA: Voor talentbeoordeling en competentieontwikkeling

TMA is een Nederlandse oplossing voor talentmanagement die erop gericht is inzicht te krijgen in de talenten, motivaties en ontwikkelmogelijkheden van medewerkers.

De aanpak is vooral gericht op talentbeoordelingen en competentieprofielen, in plaats van op het aanbieden van cursussen.

TMA biedt hulpmiddelen om individuele sterke punten te analyseren, competenties in verband met specifieke functies te onderzoeken en ontwikkelgesprekken te ondersteunen. Het competentiemodel omvat 53 competenties, die organisaties kunnen gebruiken bij het bespreken van functie-eisen en de ontwikkeling van medewerkers.

Een manager zou de resultaten van een beoordeling bijvoorbeeld kunnen gebruiken om te begrijpen waarom een medewerker in het ene soort functie goed presteert, maar in een andere moeite heeft.

TMA is het overwegen waard wanneer het identificeren van potentieel, het ondersteunen van interne mobiliteit en het verbeteren van competentiegerichte gesprekken de hoogste prioriteit hebben.

Organisaties die ook uitgebreide online trainingen willen aanbieden, hebben wellicht een apart LMS nodig.

3. AFAS Software: Voor geïntegreerd HR-beheer in Nederland

AFAS Software is een Nederlandse leverancier van bedrijfssoftware die geïntegreerde HR- en administratieve functionaliteit aanbiedt.

De HR-functies ondersteunen personeelsadministratie, wervingsprocessen, onboarding, personeelsdossiers, competentiemanagement en prestatiegesprekken.

Een opvallend voordeel is de koppeling tussen HR-activiteiten en andere bedrijfsprocessen. Managers kunnen binnen een breder administratief systeem werken met personeelsgegevens en gestructureerde beoordelingsprocessen.

Zo kan een organisatie bijvoorbeeld de doelstellingen van medewerkers vastleggen, prestatiegesprekken inplannen en relevante HR-gegevens bijhouden zonder daarvoor op afzonderlijke spreadsheets te hoeven vertrouwen.

AFAS is een geschikte optie voor Nederlandse bedrijven die talentmanagement willen integreren in hun bestaande HR- en administratieve processen.

Alvorens deze oplossing te kiezen voor opleiding en ontwikkeling, moeten organisaties nagaan hoe aan hun specifieke opleidingsbehoeften zal worden voldaan en welke aanvullende hulpmiddelen of modules eventueel nodig zijn.

4. Personio: Voor groeiende bedrijven en het beheer van personeelszaken en personeelsontwikkeling

Personio is een HR-platform dat is ontworpen om de belangrijkste processen op het gebied van personeelsmanagement samen te brengen.

Naast werving en onboarding biedt Personio functies op het gebied van prestatiebeheer en ontwikkeling, waaronder doelstellingen, feedback, beoordelingscycli, competentie-informatie en loopbaankaders.

HR-teams kunnen het platform gebruiken om functioneringsgesprekken te organiseren en managers een duidelijker beeld te geven van de ontwikkeling van medewerkers.

Een groeiend bedrijf in de professionele dienstverlening zou Personio bijvoorbeeld kunnen gebruiken om personeelsgegevens te beheren, regelmatige functioneringsgesprekken te organiseren en ontwikkeldoelen vast te leggen.

Personio is met name geschikt wanneer een organisatie haar HR-werkprocessen wil verbeteren en consistenter prestatiebeheer wil invoeren.

De leerfuncties zijn niet vergelijkbaar met die van een gespecialiseerd LMS met uitgebreide mogelijkheden voor het opzetten van cursussen, gestructureerde e-learningprogramma’s en gedetailleerde trainingsbeoordelingen. Bedrijven met aanzienlijke opleidingsbehoeften zouden dat aspect apart moeten beoordelen.

5. Workday: Voor talent- en personeelsbeheer binnen bedrijven

Workday biedt een uitgebreide oplossing voor talentmanagement die is gekoppeld aan het HR-platform voor grote ondernemingen.

Tot de mogelijkheden behoren onder meer de ontwikkeling van medewerkers, prestatiebeheer, informatie over vaardigheden, interne mobiliteit en opvolgingsplanning.

Workday biedt ook opleidingsmogelijkheden, waardoor organisaties de ontwikkeling van medewerkers kunnen koppelen aan de bredere personeelsplanning.

Een internationaal bedrijf zou Workday bijvoorbeeld kunnen gebruiken om toekomstige behoeften op het gebied van leiderschap in kaart te brengen, intern talent te beoordelen en loopbaanontwikkeling binnen verschillende bedrijfsonderdelen te ondersteunen.

Workday is met name geschikt voor grote organisaties met complexe HR-structuren, meerdere vestigingen en uitgebreide behoeften op het gebied van personeelsbeheer.

Kleinere bedrijven moeten zorgvuldig nagaan wat de reikwijdte van de implementatie is en of ze zo’n uitgebreid HR-platform nodig hebben.

Waar u op moet letten bij talentmanagementsoftware

Begin bij de tekortkomingen in uw huidige proces. Worden ontwikkelplannen na functioneringsgesprekken vergeten? Is het moeilijk om vast te stellen welke medewerkers klaar zijn voor nieuwe verantwoordelijkheden? Of hebben managers moeite om vaardigheden en de voortgang van opleidingen bij te houden?

Gebruik deze uitdagingen om uw opties te verfijnen en vraag leveranciers om te laten zien hoe hun software in de praktijk presteert.

Begin met uw hoofddoel

Stel u de volgende scenario’s eens voor:

Kies niet voor een groot HR-platform alleen omdat het de meeste functies biedt. De extra functionaliteit levert alleen meerwaarde op als uw team een duidelijke reden heeft om er gebruik van te maken.

Onderzoek hoe ontwikkeling in alledaagse situaties in zijn werk gaat

Vraag de aanbieder tijdens een demonstratie om een volledig ontwikkelproces voor medewerkers te laten zien.

Bijvoorbeeld:

1. Een leidinggevende stelt vast op welk competentiegebied een medewerker zich moet verbeteren.
2. De medewerker krijgt een ontwikkeldoel en relevante leeractiviteiten toegewezen.
3. Een mentor evalueert de voortgang tijdens het dagelijkse werk.
4. HR of de manager controleert de resultaten en beslist over de volgende stap.

Deze oefening is veelzeggender dan een algemene productpresentatie. Het laat zien waar informatie wordt vastgelegd, wie deze moet bijwerken en of managers het proces kunnen volgen zonder uitgebreide administratie.

Bekijk de integraties, de toegangsmogelijkheden en de kosten

Voor Nederlandse organisaties is compatibiliteit met bestaande HR-systemen vaak van belang. Ga na hoe personeelsdossiers, rapportagestructuren en opleidingsinformatie tussen systemen kunnen worden overgedragen.

Bekijk ook de toegangsrechten, de bewaartermijnen, de beveiligingsmaatregelen en de AVG-vereisten, vooral wanneer het platform prestatiebeoordelingen en dossiers over de ontwikkeling van medewerkers bevat.

Vergelijk ten slotte de totale implementatiekosten, inclusief licenties, configuratie, ondersteuning, aanvullende modules en training voor beheerders.

Kan een LMS worden gebruikt als talentmanagementsysteem?

Ja, een LMS kan talentmanagement ondersteunen, met name wanneer het leren en de ontwikkeling van medewerkers de belangrijkste prioriteiten zijn.

Een LMS en een compleet talentmanagementpakket dienen echter verschillende doelen.

Een HR-platform kan aantonen dat een medewerker een potentiële opvolger is voor een leidinggevende functie. Een LMS helpt die medewerker bij het voltooien van de trainingen en begeleide activiteiten die nodig zijn om zich op die functie voor te bereiden.

Voor veel organisaties werken deze systemen beter samen dan wanneer ze elkaar vervangen.

Een bedrijf dat al over betrouwbare HR-software beschikt, hoeft deze wellicht niet te vervangen. Door een leerplatform toe te voegen, kunnen hiaten in het cursusaanbod, de ontwikkelplannen en de beoordeling worden aangepakt zonder dat bestaande administratieve processen opnieuw moeten worden opgezet.

Conclusie: Kies software die bijdraagt aan de ontwikkeling van medewerkers

Een talentmanagementsysteem moet HR-teams en managers helpen om betere beslissingen te nemen over de mensen die ze al in dienst hebben.

Sommige organisaties hebben behoefte aan betere informatie over vaardigheden en potentieel. Andere moeten hun functioneringsgesprekken verbeteren of opvolgers voorbereiden op belangrijke functies. Veel organisaties hebben simpelweg behoefte aan een betrouwbaardere manier om medewerkers te helpen nieuwe competenties te ontwikkelen.

Als opleiding en competentieontwikkeling uw belangrijkste prioriteiten zijn, kan iSpring LMS u helpen bij het organiseren van leerprogramma’s, het opstellen van ontwikkelplannen, het beoordelen van medewerkers en het bijhouden van hun voortgang.

U kunt iSpring LMS 30 dagen gratis proberen en het ontwikkelprogramma uitproberen met uw eigen medewerkers, cursussen en opleidingsbehoeften. U hebt geen creditcard nodig.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen HR-software en talentmanagementsoftware?

HR-software bestrijkt een breed scala aan personeelsprocessen, waaronder personeelsdossiers, verzuimbeheer, salarisadministratie en administratieve taken.

Talentmanagementsoftware richt zich op het identificeren, ontwikkelen, beoordelen en behouden van medewerkers. Sommige HR-platforms beschikken over deze functies, terwijl voor andere aanvullende modules of gespecialiseerde systemen nodig zijn.

Bekijk onze vergelijking van HR-software in Nederland voor een uitgebreider overzicht.

Wat is het verschil tussen talentmanagement en prestatiemanagement?

Prestatiemanagement richt zich op de doelstellingen, resultaten, feedback en verbetering van medewerkers.

Talentmanagement heeft een bredere reikwijdte. Hierbij wordt ook gekeken naar het potentieel van medewerkers, de ontwikkeling van competenties, carrièremogelijkheden en opvolgingsplanning.

Hebben kleine bedrijven ook een talentmanagementsysteem nodig?

Kleine bedrijven kunnen baat hebben bij talentmanagementsoftware wanneer spreadsheets en informele processen geen betrouwbaar beeld meer geven van de ontwikkeling van medewerkers.

De prioriteit ligt bij het vinden van een oplossing die in een directe behoefte voorziet. Voor sommige bedrijven volstaan gestructureerde leerplannen en beoordelingen om mee te beginnen.