180 graden feedback: wat het is, hoe het werkt en wanneer u het moet gebruiken

KPI’s kunnen veel informatie bieden over de prestaties van een medewerker, maar ze geven geen volledig beeld. Een medewerker kan bijvoorbeeld zijn taken altijd op tijd afronden, maar moeite hebben om verantwoordelijkheid te nemen als er iets onverwachts gebeurt. Vaardigheden zoals communicatie, initiatief, aanpassingsvermogen en leiderschap zijn veel moeilijker te meten met alleen cijfers.

Daarom maken veel organisaties naast kwantitatieve maatstaven ook gebruik van functioneringsgesprekken. Een bekende methode is 360 graden feedback, waarbij medewerkers feedback krijgen van verschillende groepen: hun leidinggevende, collega’s, ondergeschikten en zichzelf.

Maar een volledige 360 graden beoordeling is niet altijd nodig. Voor kleinere teams, medewerkers op de werkvloer of organisaties die voor het eerst met competentiebeoordeling aan de slag gaan, kan een eenvoudigere methode volstaan: 180 graden feedback.

In dit artikel leggen we uit wat 180 graden feedback is, hoe het verschilt van 360 graden feedback, wanneer het gebruikt kan worden en hoe u een nuttige vragenlijst voor 180 graden feedback kunt opstellen.

Wat is 180 graden feedback?

180 graden feedback is een methode voor de beoordeling van medewerkers waarbij twee perspectieven met elkaar worden vergeleken: de zelfbeoordeling van de medewerker en de beoordeling door zijn of haar directe leidinggevende.

Beide deelnemers beantwoorden dezelfde of vrijwel identieke vragen over het werk en het gedrag van de medewerker. De HR-afdeling of de leidinggevende kan vervolgens de resultaten vergelijken en nagaan op welke punten hun opvattingen overeenkomen en op welke punten ze uiteenlopen.

De terminologie kan per organisatie en per aanbieder van beoordelingsinstrumenten verschillen. In dit artikel verwijst ‘180 graden feedback’ naar een beoordeling waarbij de zelfbeoordeling van de medewerker wordt gecombineerd met feedback van zijn of haar directe leidinggevende.

De 180 graden feedbackmethode kan worden gebruikt om het volgende te beoordelen:

• professionele competenties
• soft skills
• werkgedrag
• vooruitgang na een opleiding
• gereedheid voor extra verantwoordelijkheden of promotie
• onderwerpen voor verdere ontwikkeling van de medewerker

De methode is flexibel. De competenties en vragen kunnen worden aangepast aan een bepaalde functie, afdeling of beoordelingsdoelstelling.

Zo kan oog voor detail bijvoorbeeld van essentieel belang zijn voor een accountant, terwijl communicatie en overtuigingskracht belangrijker zijn voor een verkoopmanager. Een nuttige beoordeling begint daarom met de vraag wat er precies moet worden beoordeeld.

Hoe werkt 180 graden feedback?

Een standaard 180 graden feedback proces bestaat uit zes stappen.

1. Bepaal welke competenties u wilt beoordelen

Begin met het doel van de beoordeling.

Als u soft skills wilt beoordelen, kunt u zich richten op communicatie, initiatief, teamwork, aanpassingsvermogen of verantwoordelijkheid. Als u de prestaties in een bepaalde functie evalueert, hebt u wellicht een andere reeks competenties nodig.

De criteria moeten aansluiten bij de daadwerkelijke verantwoordelijkheden van de medewerker. Het heeft weinig zin om een vaardigheid te beoordelen die niet belangrijk is voor de functie of die niet door de leidinggevende kan worden waargenomen.

In iSpring LMS kunt u competentiemodellen opstellen met de vaardigheden en gedragsindicatoren die u wilt beoordelen. Als uw organisatie nog geen eigen competentiemodel heeft, kunt u een bestaand model als uitgangspunt gebruiken en dit aanpassen aan verschillende functies.

2. Leg de beoordeling uit aan de medewerkers

Medewerkers moeten weten waarom de beoordeling plaatsvindt, wat er met de resultaten gebeurt en hoe deze worden gebruikt.

Het helpt om duidelijk te maken dat de feedbackvragenlijst geen examen is. Het doel ervan is om sterke punten in kaart te brengen, ontwikkelingsgebieden te identificeren en een constructief gesprek tussen de medewerker en zijn of haar leidinggevende te ondersteunen.

Mensen zijn ook eerder geneigd om eerlijk te antwoorden als ze weten wie hun antwoorden te zien krijgt en hoe er met vertrouwelijkheid wordt omgegaan.

3. Bereid de 180 graden feedback vragenlijst voor

De vragenlijst bevat doorgaans stellingen die waarneembaar gedrag beschrijven, zoals:

• Heeft het werk op tijd af
• Neemt verantwoordelijkheid voor de resultaten
• Stelt oplossingen voor wanneer er problemen ontstaan
• Communiceert duidelijk met collega’s
• Past zich aan wanneer prioriteiten veranderen

Vervolgens beoordelen de deelnemers elke stelling aan de hand van de gekozen antwoordschaal.

Een traditionele vijfpuntsschaal kan te veel op een schoolcijfer lijken. Een andere mogelijkheid is om zes of zeven antwoordopties te gebruiken, variërend van bijvoorbeeld “Absoluut wel” tot “Absoluut niet”, waarbij “Ik weet het niet” als optie wordt aangeboden wanneer de deelnemer onvoldoende informatie heeft om te antwoorden.

Voor beide deelnemers kan hetzelfde 180 graden feedbackformulier worden gebruikt. De medewerker geeft antwoord over zichzelf, terwijl de leidinggevende antwoord geeft over die medewerker.

4. Vraag beide deelnemers om de vragenlijst in te vullen

De medewerker en zijn of haar directe leidinggevende vullen de beoordeling afzonderlijk in.

Omdat beide partijen op dezelfde stellingen reageren, zijn de resultaten eenvoudig te vergelijken. U kunt zien waar de percepties overeenkomen en waar er een aanzienlijk verschil is.

Beide deelnemers kunnen het er bijvoorbeeld over eens zijn dat de medewerker betrouwbaar is, maar tegelijkertijd erkennen dat hij of zij onbekende taken uit de weg gaat. Dat kan wijzen op een ontwikkelingsgebied dat kan worden aangepakt door middel van training, coaching of het geleidelijk toekennen van meer verantwoordelijkheid.

5. Beoordeel de resultaten

Overeenstemming tussen de twee beoordelingen kan helpen om duidelijke sterke punten en ontwikkelingsbehoeften vast te stellen.

Verschillen vragen om extra aandacht.

Stel dat de medewerker zijn of haar initiatief zeer hoog waardeert, terwijl de leidinggevende een veel lagere score geeft. Dit betekent niet automatisch dat één van beide partijen ongelijk heeft. Het verschil kan voortkomen uit onduidelijke verwachtingen, verschillende interpretaties van het beoordeelde gedrag, of situaties die de ene deelnemer wel ziet en de andere niet.

Grote verschillen moeten daarom een uitgangspunt voor een gesprek vormen, in plaats van een automatische conclusie.

6. Bespreek de resultaten één op één

De laatste fase bestaat uit een gesprek tussen de medewerker en zijn of haar leidinggevende.

Bespreek de belangrijkste bevindingen, erken de sterke punten en spreek af waar de medewerker zich vervolgens op moet richten. Zwakke punten kunnen beter worden gepresenteerd als ontwikkelingsprioriteiten dan als persoonlijke tekortkomingen.

Het gesprek kan vervolgens leiden tot concrete vervolgstappen: training, coaching, mentoring, nieuwe taken of een nieuwe beoordeling na enkele maanden.

180 graden vs 360 graden feedback: wat is het verschil?

Bij beide methoden wordt een medewerker gedurende een bepaalde periode beoordeeld, waarbij doorgaans gebruik wordt gemaakt van vragenlijsten die zijn opgesteld op basis van competenties en waarneembaar gedrag.

Het belangrijkste verschil is wie de feedback geeft.

Dit maakt 360 graden feedback uitgebreider, maar het kost ook meer tijd om te organiseren. Er moeten meer mensen de vragenlijst invullen en HR moet meer reacties verzamelen en interpreteren.

180 graden feedback is eenvoudiger en verloopt doorgaans sneller. Het kan bijzonder goed werken voor organisaties die voor het eerst een medewerkersevaluatie invoeren en willen beginnen met een overzichtelijk proces.

Het is ook nuttig voor kleinere teams. In een kleine organisatie kan het betrekken van een groot aantal collega’s bij elke beoordeling de zaken complexer maken zonder dat dit veel nieuwe informatie oplevert.

Voor grote organisaties of functies waarin medewerkers nauw samenwerken met veel verschillende mensen, kan 360 graden feedback een vollediger beeld opleveren. Een leidinggevende ziet mogelijk niet hoe een medewerker met collega’s communiceert, junior collega’s ondersteunt of zich gedraagt in verschillende projecten.

180 graden feedback kan ook nuttig zijn wanneer er van nature slechts twee partijen bij betrokken zijn, bijvoorbeeld bij het evalueren van mentorschap, onboarding of de resultaten van een bepaald trainingsprogramma.

Voordelen van de 180 graden feedback methode

Het is makkelijker om te organiseren

Alleen de medewerker en de leidinggevende hoeven mee te doen. HR hoeft de vragenlijsten niet te coördineren voor een grote groep collega’s.

Het kost minder tijd

Twee deelnemers kunnen de beoordeling snel afronden en daarna weer aan het werk gaan. Hierdoor is de methode gemakkelijker regelmatig te herhalen.

Het brengt verschillen in perceptie aan het licht

De meest waardevolle bevinding is niet altijd een hoge of lage score. Soms zit de echte waarde juist in de ontdekking dat de medewerker en de leidinggevende dezelfde situatie heel verschillend zien.

Dat verschil kan wijzen op onduidelijke verwachtingen of kwesties die besproken moeten worden.

Eén vragenlijst kan opnieuw worden gebruikt

Omdat de medewerker en de leidinggevende dezelfde vragen beantwoorden, is het niet nodig om voor elke partij een aparte vragenlijst op te stellen.

De vragenlijst kan ook worden hergebruikt in toekomstige beoordelingscycli of worden aangepast voor een 360 graden beoordeling.

U kunt de ontwikkeling in de loop van de tijd volgen

Als u de beoordeling na zes maanden herhaalt met dezelfde competenties en vragen, kunt u de resultaten vergelijken.

Zo kunnen HR en leidinggevenden zien of bepaalde competenties zich ontwikkelen en of de afgesproken ontwikkelingsactiviteiten het gewenste effect sorteren.

Nadelen van 180 graden feedback

Het resultaat is gebaseerd op slechts twee invalshoeken

Dit is de grootste beperking van deze methode.

Als de medewerker zichzelf een hoge score geeft en de leidinggevende een lage, is er geen derde perspectief om de situatie te verduidelijken. HR of de leidinggevende zal het verschil wellicht moeten onderzoeken tijdens een vervolggesprek.

Feedback kan persoonlijk voelen

Omdat er slechts twee personen bij betrokken zijn, kan het duidelijk zijn waar een bepaalde beoordeling vandaan komt.

Dit kan de relatie tussen medewerker en leidinggevende beïnvloeden, vooral als het doel van de beoordeling niet duidelijk is uitgelegd.

Het proces moet daarom gericht zijn op ontwikkeling in plaats van op beoordeling.

Het is niet geschikt voor elke functie 

Sommige medewerkers werken samen met veel belanghebbenden en gedragen zich in verschillende situaties op verschillende manieren. Hun leidinggevende krijgt mogelijk slechts een deel van hun werk te zien.

Voor deze functies kan feedback van collega’s, klanten of ondergeschikten nodig zijn om een vollediger beeld te krijgen.

Een nuttig formulier opstellen voor 180 graden feedback 

De kwaliteit van de resultaten hangt sterk af van de vragen die u stelt.

Kies waarneembare competenties

Begin met competenties die van belang zijn voor de functie van de medewerker en die daadwerkelijk kunnen worden waargenomen.

Een leidinggevende kan bijvoorbeeld beoordelen of een medewerker deadlines haalt, duidelijk communiceert, initiatief toont of kalm reageert wanneer prioriteiten veranderen.

Hij of zij is wellicht niet in staat om een zeer technische vaardigheid te beoordelen die hij of zij de medewerker nooit rechtstreeks ziet toepassen.

Bepaal competentie-indicatoren

Een competentie is een breed begrip. Om deze consistent te beoordelen, moet u ze opsplitsen in gedragingen.

Voor de competentie Resultaatgerichtheid kunnen indicatoren bijvoorbeeld zijn:

• neemt initiatief
• blijft gefocust op het vereiste resultaat
• komt toezeggingen na
• werkt zelfstandig wanneer dat gepast is

Vervolgens kunt u uw eigen beoordelingsschaal vaststellen.

In iSpring LMS kunnen organisaties competentiemodellen maken met meerdere niveaus, indicatoren en aangepaste beoordelingsschalen. Indien nodig kunt u ook uitgaan van een kant-en-klaar competentiemodel en dit aanpassen.

Maak duidelijke stellingen voor de indicatoren

Een stelling als “Toont initiatief” is wellicht nog steeds te algemeen.

Deze kan concreter worden geformuleerd:

• Stelt oplossingen voor bij werkgerelateerde problemen
• Probeert een probleem op te lossen voordat het wordt doorgegeven aan een hoger niveau
• Biedt zich aan voor taken wanneer extra hulp nodig is

Concrete stellingen maken het zowel voor de medewerker als voor de leidinggevende gemakkelijker om na te denken over daadwerkelijk gedrag in plaats van over een abstracte persoonlijke eigenschap.

Voorbeeldvragen voor een 180 graden feedback vragenlijst

De precieze inhoud van de vragenlijst hangt af van de functie en het doel van de beoordeling, maar kan bijvoorbeeld de volgende stellingen bevatten:

Professioneel gedrag

• Voert overeengekomen taken op tijd uit
• Neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van zijn/haar werk
• Organiseert het werk op een effectieve manier
• Reageert constructief wanneer prioriteiten veranderen

Communicatie

• Brengt ideeën duidelijk onder woorden
• Luistert naar andere standpunten
• Geeft collega’s de informatie die ze nodig hebben
• Gaat professioneel om met meningsverschillen

Initiatief

• Doet suggesties voor verbeteringen
• Zoekt naar oplossingen voordat hij/zij anderen om hulp vraagt
• Is bereid om onbekende taken op zich te nemen

Leiderschap

• Geeft duidelijke aanwijzingen
• Ondersteunt collega’s wanneer ze hulp nodig hebben
• Neemt beslissingen wanneer dat nodig is
• Neemt verantwoordelijkheid voor de resultaten van het team

Houd de vragen eenvoudig en vermijd absolute uitspraken zoals ‘wordt nooit boos’ of ‘neemt altijd de juiste beslissing’. Er zijn maar weinig mensen die zich in elke situatie op dezelfde manier gedragen.

Een vragenlijst hoeft ook niet buitensporig lang te zijn. Ongeveer 50 vragen zijn meestal voldoende, en een kortere vragenlijst kan geschikter zijn wanneer slechts een beperkt aantal competenties moet worden beoordeeld.

Voorbeeld van een 180 graden feedback formulier

In een eenvoudig formulier kunnen voor zowel de medewerker als de leidinggevende dezelfde stellingen worden gebruikt:

Gebruik voor beide deelnemers dezelfde beoordelingsschaal, zodat u hun antwoorden kunt vergelijken. Laat ruimte over voor opmerkingen wanneer een score in een bredere context moet worden geplaatst. 

Hoe iSpring LMS 180 graden feedback kan ondersteunen

Het handmatig uitvoeren van beoordelingen houdt in dat er vragenlijsten moeten worden opgesteld, naar deelnemers moeten worden verzonden, antwoorden moeten worden verzameld, resultaten moeten worden berekend en rapporten moeten worden opgesteld.

iSpring LMS kan een groot deel van dit werk automatiseren.

HR-teams kunnen competentiemodellen opstellen, indicatoren en beoordelingsschalen toevoegen, vragenlijsten samenstellen en beoordelingen toewijzen aan medewerkers en managers. Deelnemers kunnen deze online invullen vanaf hun eigen apparaat.

Zodra de antwoorden zijn verzameld, stelt het systeem rapporten op voor elke medewerker. HR kan de competentieresultaten vergelijken, sterke punten en ontwikkelingsgebieden in kaart brengen en een competentieradar gebruiken om een visueel overzicht te krijgen van hoe individuele vaardigheden worden beoordeeld.

Dezelfde functionaliteit kan worden gebruikt voor zowel 180 graden als 360 graden feedback. Het belangrijkste verschil is simpelweg het aantal mensen dat wordt uitgenodigd om de medewerker te beoordelen.

Dit maakt het gemakkelijker om beoordelingen in de loop van de tijd te herhalen en de resultaten te gebruiken als onderdeel van een breder ontwikkelingsproces voor medewerkers, in plaats van de prestatiebeoordeling als een eenmalige gebeurtenis te beschouwen.

Belangrijkste punten

Bij 180 graden feedback wordt de prestatie van een medewerker vanuit twee perspectieven bekeken: het eigen standpunt van de medewerker en de beoordeling door zijn of haar leidinggevende.

Deze methode werkt goed voor kleinere teams, uitvoerende medewerkers en organisaties die op een eenvoudige manier competentiebeoordelingen of prestatiegesprekken willen invoeren.

In vergelijking met 360 graden feedback is het eenvoudiger en sneller te organiseren, maar biedt het minder perspectieven. Wanneer de medewerker en de leidinggevende sterk uiteenlopende antwoorden geven, moeten de redenen daarvoor afzonderlijk worden onderzocht.

Een duidelijk competentiemodel, specifieke vragen en een constructief vervolggesprek zijn belangrijker dan het simpelweg berekenen van een score. Het doel is om inzicht te krijgen in waar de medewerker goed presteert, waar de verwachtingen uiteenlopen en wat de volgende stappen zouden moeten zijn.

Met een LMS dat competentiebeoordelingen, vragenlijsten, rapportages en herhaalde beoordelingscycli ondersteunt, kunnen HR-teams het proces met minder handmatig werk beheren en de resultaten van de medewerkersontwikkeling op één plek bijhouden.