Aan opleidingsplan is voor bedrijven niet meer weg te denken. Tegenwoordig is het doorontwikkelen van een medewerker geen keuze meer – het is pure noodzaak geworden. Zeker als we kijken naar de krapte op de arbeidsmarkt is het gewoon niet meer denkbaar dat we genoeg mensen vinden die het werk wel kunnen doen. Daarnaast is het belangrijk dat uw organisatie niet achterblijft bij het ontwikkelen van medewerkers, vooral als andere bedrijven het structureel wel doen.
Gaat uw organisatie een opleidingsplan opzetten? Dan is het uitermate belangrijk dat u precies weet welke opleidingsbehoeften er op dat moment spelen binnen de organisatie om uw plan van aanpak vorm te geven. Dat is natuurlijk de dringende opleidingsbehoeften, maar ook met het ook naar de toekomst. Het is belangrijk om te kijken vanuit het perspectief van de organisatie (wat hebben we nodig) maar ook vanuit de wens van de medewerker (wat willen mensen daadwerkelijk bereiken).
Volledig verslag over de gebruiker in iSpring Learn LMS
Want trainen en opleiden heeft de meeste impact als het kan bijdragen aan de groei van het bedrijf en ook nog eens past in de richting (strategie, missie, visie) van het bedrijf. Welke vaardigheden heeft de organisatie nodig? Welke kennis is er nodig? Daarnaast moeten de persoonlijke ambities ook aansluiten bij de opleidingen en trainingen. Opleiden heeft weinig zin als het niet past bij de interesses, wensen en behoeften van het personeel.
Bij het opstellen van een opleidingsplan moet u rekening houden met het volgende:
| Prioriteit | Geïdentificeerde ontbrekende vaardigheden | Wie heeft training nodig | Type training | Beschrijving van de training | Training aanbieders | Indicatieve kosten | Leverdata | Status |
Wat is een opleidingsplan en wat staat er in?
Wat mag u precies verwachten bij de inhoud van een opleidingsplan? Bij een opleidingsplan gaat u heel duidelijk vastleggen wat de doelstellingen, activiteiten en verwachte resultaten zijn wanneer we het hebben over het trainen en opleiden van personeel binnen de organisatie. Een opleidingsplan kan uiteindelijk uitgroeien naar persoonlijke ontwikkelingsplannen of opleidingsplannen.
Het format van een opleidingsplan
Het format van een opleidingsplan is ook belangrijk. Dat geeft u een bepaald model om uw opleidingsplan vorm te geven. Zo staat er bijvoorbeeld duidelijk onder welke voorwaarde het bedrijf gaat opleiden, welke functies of personen er worden opgeleid, wat de kosten (eventueel budget) en de leerdoelen zijn. Daarnaast is dit ook het moment waarop u bepaalt hoe het leertraject georganiseerd wordt. Kiest u bijvoorbeeld voor een persoonlijke opleiding met e-learning, of kiest u voor een in-house training die misschien wel klassikaal georganiseerd kan worden? Er zijn in deze gevallen geen ‘goede of slechte’ antwoorden – want uiteindelijk is het belangrijk dat u kijkt naar de wensen van uw medewerkers.
Bij het opzetten van een opleidingsplan gaat u ook rekening houden met hoe eventuele vorderingen en resultaten worden bijgehouden. Zo is een persoonlijk personeelsdossier altijd een goed idee omdat u hier rondom opleidingen op kunt nemen. Zo kunt u ook later snel terugzien welke impact een opleidingsplan heeft gehad.
Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk dat eventuele trainingen en opleidingen af en toe geëvalueerd worden. Dat is de enige manier waarop u kunt zien of uw opleidingsplan daadwerkelijk op de lange termijn succesvol is. Worden de verwachte resultaten gerealiseerd? En wat zou u eventueel beter kunnen doen met betrekking tot uw opleidingsplan?
Een kort format voor opleidingsplan
Hieronder hebben een korte samenvatting gemaakt voor het format voor het opstellen van uw opleidingsplan:
- Begin met de organisatie – missie, visie en strategie
- Bepaal de doelstellingen van het opleidingsplan (de nodige vaardigheden en kennis, de leerdoelen, de behoeftes (zowel van de medewerker als van organisatie))
- Beschikbare budget voor uw opleidingsplan
- De verwachte resultaten van opleidingsplan
- Eventuele voorwaarden (wanneer, wie betaalt etc.)
- Opleidingsvormen en activiteiten
- Planning, personen en functies
- Meten en evalueren van prestaties
iSpring Suite
Maak een perfect opgezet opleidingsplan met deze gebruiksvriendelijke authoring toolkit
Een opleidingsplan voor uw medewerker, waarom is het zo belangrijk?
Een goed geschreven opleidingsplan heeft een aantal verschillende voordelen. Allereerst brengt u in kaart wat u nodig heeft om vaardigheden en kennis bij te brengen aan collega’s. Ten tweede heeft u duidelijk inzicht in de beste manier om medewerkers op te leiden. En als laatste weet u wat uw opleidingsbudget is, en hoe u het beste rendement eruit kan halen. Maar wat is het belang van een opleidingsplan voor uw organisatie? Waarom is het zo belangrijk dat uw medewerker zich blijven ontwikkelen?
Dus waarom eigenlijk personeel gaan opleiden? Voor heel veel organisaties is het al vanzelfsprekend, maar voor sommige organisaties is het trainen of opleiden van personeel alleen maar een kostenpost. Natuurlijk is dat ook waar, het goed opleiden van personeel (zelfs met een opleidingsplan) kost geld. Het is echter verstandig om het om te draaien en te zien als een investering. Een investering waardoor u op andere plekken geld kunt besparen.
Het bevordert de groei van uw organisatie
Er is bijna geen enkele organisatie in Nederland die het niet heeft gemerkt, er is momenteel behoorlijke krapte op de arbeidsmarkt. Het opvullen van vacatures is tegenwoordig lastiger dan ooit. In dat geval is het wel handig dat u ook intern zou kunnen invullen. Juist door personeel in de toekomst door te schuiven naar andere functies, of ze gelijk gebruiken om openstaande vacatures in te vullen. Medewerkers worden flexibeler door training. Het bijbrengen van kennis is altijd positief. Daarnaast is het bijbrengen van kennis altijd goed voor uw organisatie, bijvoorbeeld in gevallen van verloop, drukte of ziekte.
Een betere concurrentiepositie en hogere kwaliteit
Meerdere onderzoeken geven aan dat goed opgeleide medewerkers voor uw organisatie een hogere kwaliteit van werk afleveren, productiever zijn en efficiënter werken. Als u ervoor zorgt dat uw medewerker goed is opgeleid, bijvoorbeeld dankzij het inzetten van een opleidingsplan, dan maakt de medewerker minder fouten en kan meer doen in dezelfde tijd. Met andere woorden, uw medewerker is meer waard voor uw organisatie.
Het volgen van opleidingen en trainingen zorgt voor veel werkplezier bij uw medewerker en gaat ervoor zorgen dat een medewerker beter presteert. Daarnaast kunt u makkelijker inspelen op veranderingen en is uw organisatie wendbaarder – allemaal dankzij goed opgeleid personeel.
Omdat u in uw opleidingsplan de veranderende wet- en regelgeving en laatste ontwikkelingen in het vakgebied hebt opgenomen bent u in staat de concurrentiepositie van het bedrijf te verbeteren. Zo is het mogelijk om de concurrentie voor te blijven of zelfs de nieuwste technieken en kennis in te zetten.
Medewerkers zijn loyaler en gemotiveerder
Iedereen wil zich graag gewaardeerd voelen op de werkvloer, en investeren in training is slechts één manier om ervoor te zorgen dat uw medewerker zich gewaardeerd voelt. Onderzoekt laat zien dat studerende medewerkers bijdragen aan een goede werksfeer en meer tevreden zijn. Het is dus zelfs goed voor de bedrijfscultuur dat u een goed opleidingsplan opstelt en dit opleidingsplan ook daadwerkelijk realiseert.
Daarnaast hoeft dat natuurlijk ook niet super veel geld te kosten, en kunt u wel van de voordelen genieten. Bijvoorbeeld door hiervoor een speciaal programma te gebruiken. Zo zet u technologie in voor uw opleidingsplan en kan uw medewerker zelf bepalen wanneer ze het liefst studeren. Zo is bijvoorbeeld iSpring Suite een erg populair product op deze markt. U kunt het zelf gratis uitproberen en zien hoe gemakkelijk het maken van cursussen wel niet is.
Wilt u liever zien wat het programma kan doen zonder zelf aan de slag te hoeven gaan? Bij dan de demo door hieronder te klikken. U ziet gelijk wat voor een soort cursussen er mogelijk zijn met iSpring:
U bent een aantrekkelijke (toekomstige) werkgever met een opleidingsplan
Als u inzet op het ontwikkelen en trainen van uw medewerkers dan kunt u daar op de (arbeids) markt de vruchten van plukken. Een toekomstige medewerker zal de mogelijkheid van het volgen van een training of het volgen van opleidingen aan de hand van een opleidingsplan als duidelijk pluspunt van de organisatie zien.
Daarnaast zorgt een goed opleidingsplan (zoals hierboven aangegeven) ervoor dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij het bedrijf, en zorgt het voor meer binding. Dit is precies wat u wil als het gaat om uw imago als werkgever, helemaal op een krappe arbeidsmarkt. Een opleidingsplan voor een nieuwe medewerker kost uiteraard tijd en moeite, maar het zorgt er ook weer voor dat uw nieuwe medewerker sneller inzetbaar is voor u op de werkvloer.
Welke stappen moet u doorlopen voor het opstellen van een opleidingsplan?
Voor veel HR-medewerkers of managers is een opleidingsplan opstellen nog best een uitdaging. Dat komt voornamelijk omdat de meeste mensen de structuur een beetje kwijt zijn en daarom niet weten hoe ze moeten beginnen. Met deze vijf stappen die we hieronder beschrijven is het voor u een stuk gemakkelijker om de juiste stappen te doorlopen.
Stap 1 – De competenties in kaart brengen
Eerst is het belangrijk dat we precies weten wat de organisatie nodig heeft. Daarom is belangrijk om zowel de hard skills als de soft skills van de medewerkers in kaart te brengen. De eerste stap van het opleidingsplan bestaat uit het in kaart brengen van de competenties waar de organisatie nu over beschikt.
Stap 2 – Opschrijven wat de organisatie nodig heeft
In de eerste stap heeft u bepaald wat uw organisatie momenteel heeft, in de volgende stap gaan we bepalen wat we nodig hebben. Dat kan betekenen dat uw organisatie een betere klantenservice nodig heeft of dat u wilt dat medewerkers zelfstandiger kunnen werken. U kijkt eerst waar u naartoe wilt (wat zijn de wensen voor de toekomst) en vervolgens na de competenties die daarvoor nodig zijn.
Wanneer u vervolgens stap 1 en stap 2 met elkaar gaat vergelijken is het al vrij snel duidelijk waar uw medewerkers of de organisatie stappen moeten maken om de gewenste doelstellingen te behalen. U heeft nu de competenties voor het opleidingsplan bepaald.
Stap 3 – Een paar vragen beantwoorden
Om duidelijk in kaart te brengen wat er precies verwacht kan/mag worden van een opleidingsplan is het belangrijk een aantal vragen te beantwoorden. Deze vragen zijn belangrijk voor het opmaken van een opleidingsplan:
- Wie gaat de organisatie opleiden? Gaat het per persoon? Per afdeling of team? Of voor de hele organisatie?
- Wat zijn de uiteindelijke leerdoelen? Met andere woorden, wat verwachten we in het opleidingsplan van wat de medewerker na afloop van de training zou moeten kunnen?
- Wanneer gaan we mensen trainen/opleiden? Is tijdens of na werktijd? Is het tijdens de rustige periodes van het jaar of het hele jaar door?
- Wat voor een soort training gaan we geven? Gaat de organisatie zich vooral richten op persoonlijke ontwikkeling of meer op het ontwikkelen van kennis en vaardigheden?
- Wie gaat de training betalen? Gaat de organisatie de volledige training betalen? Moet de medewerker een deel van de training zelf betalen of moet de medewerker de training zelfs helemaal zelf betalen?
- Hoe gaan we medewerkers trainen en opleiden? De ene persoon doet het juist goed wanneer ze klassikale ondersteuning hebben, de ander doet het juist beter achter een computer met een LMS. Hoe vinden we een gulden middenweg die tenminste voor de meeste mensen past? Terugblikken en aanscherpen, wat kan/moet er anders – misschien zijn deze vragen nu nog ver weg, maar uiteindelijk is het belangrijk om te kijken wat er daadwerkelijk geleerd is. Moet een medewerker bijvoorbeeld een verdiepingscursus of een opfristraining hebben? Dit is alvast een stap naar volgend jaar en blijft dus extreem belangrijk voor de opleidingsplan.
De onverwachte voordelen van een opleidingsplan
U denkt misschien ‘lekker simpel – natuurlijk zorgt het zorgen voor een opleidingsplan en oog voor ontwikkeling van de medewerker voor iets meer productiviteit. Dat klopt, maar er zijn ook een aantal onverwachte voordelen voor het opzetten van een goed opleidingsplan en het faciliteren van trainingen en opleidingen.
Kennisoverdracht naar collega’s
Uit de Levenslang Leren Enquête uit 2017 van Maastricht University kwam een interessant getal – maar liefst 46 procent van alle werkenden wist de opgedane kennis uit een training of cursus over te brengen aan een collega. Ook de collega’s kunnen dus profiteren van een training of opleiding, niet alleen de medewerker die een die werkt aan zijn of haar persoonlijke werkdoelen.
Het kan informeel leren bevorderen
Wanneer we niet ‘gepland’ leren hebben we het over informeel leren. Bijvoorbeeld door nieuwe taken of verantwoordelijkheden op te pakken, een nieuw probleem op het werk op te lossen of door samen te werken met collega’s. Het staat niet specifiek beschreven in een opleidingsplan of in de persoonlijke leerdoelen, maar gebeurt wel. Een groot percentage medewerkers vindt een training of cursus een stimulans is om meer te leren op het werk.
Een medewerker wil pas later met pensioen
Een van de belangrijkst redenen dat bedrijven het belangrijk vinden om te investeren in trainingen en cursussen is omdat ze zeker willen zijn dat er geen kennisgat is wanneer de meer ervaren medewerkers eindelijk een keer met pensioen gaan. Maar uit onderzoek van De Grip, Fouarge, Montizaan en Schreurs blijkt dat medewerkers veel later met pensioen willen gaan op het moment dat ze meer plezier in hun werk. Gezien de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het aantrekken van een nieuwe collega belangrijk, maar het behouden van een goede, bestaande medewerker misschien nog wel veel belangrijker.
De conclusie over het opzetten van een opleidingsplan
Het opzetten van een opleidingsplan voor uw organisatie is maatwerk. Elke organisatie heeft weer te maken met andere behoeften, wensen en doelen. Daarom is het belangrijk dat er eerst goed over een opleidingsplan wordt nagedacht en wat het daarbij behorende budget is. Daarom is het ook belangrijk dat u uzelf genoeg flexibiliteit geeft om een opleidingsplan te maken waarbij u in kunt spelen op de wensen van uw medewerker. Flexibele programma’s die u kunnen helpen met uw opleidingsplan schrijven. Programma’s die ook flexibel genoeg zijn cursussen op te zetten op de manier die u wilt, zoals bijvoorbeeld iSpring Suite, kunnen daarbij helpen.
Het mooie van deze programma’s is dat u ze gratis kunt uitproberen en zo zelf kunt zien of ze passen bij wat u voor ogen hebt voor uw opleidingsplan. Natuurlijk kost het trainen van een medewerker geld, dat kunnen we niet ontkennen. Maar misschien heeft u nu wel een duidelijk beeld van de voordelen van een opleidingsplan voor uw organisatie – en waarom u feitelijk niet meer zonder kunt.
